Es ist unvermeidlich: Wenn die Organisation, in der Sie arbeiten, größer wird, wird sie spezialisierter und jeder Teil der Organisation beginnt, Informationen zu generieren, die mit anderen geteilt werden müssen. Beispielsweise können die Mitarbeiter in der Personalabteilung eine Liste der Betriebsfeiertage für das Jahr oder ein Mitarbeiterhandbuch erstellen, die Mitarbeiter im Vertrieb Bestellformulare und Produktinformationsblätter erstellen, die Mitarbeiter im Lager Empfangsformulare erstellen usw. Die Liste ist endlos, ebenso wie die Permutationen. Schließlich ist jede Organisation anders.

Die traditionelle Art und Weise, solche Dokumente gemeinsam zu nutzen, besteht darin, dass jede Abteilung sie ausdrucken, verteilen und für den Fall, dass mehr benötigt werden, einen Bestand an ihnen führt. Sie können jedoch das gesamte Papier abschaffen, indem Sie einfach Ihre Formulare, Dokumente, Tabellenkalkulationen oder Was-haben-Sie mit den Google-Apps erstellen und diese dann mit denen im Unternehmen teilen.

Mit diesem Ansatz sparen Sie Tonnen von Papier, da Einzelpersonen die Informationen bei Bedarf online überprüfen können. Wenn eine bestimmte Person eine Kopie ausdrucken muss, kann sie dies tun, ohne eine für alle ausdrucken zu müssen.

Die Vorgehensweise bei der Freigabe von Dokumenten auf diese Weise erfordert möglicherweise etwas Planung, kann jedoch jederzeit implementiert werden. Selbst wenn Ihre Organisation seit Jahren mit vielen vorhandenen internen Dokumenten tuckert, können diese problemlos auf Google Drive übertragen und freigegeben werden.

Stellen Sie beim Teilen sicher, dass Sie sich Gedanken darüber machen, wer die unterschiedlichen Zugriffsebenen von Google benötigt. Beispielsweise muss nicht jeder die Möglichkeit haben, alle Dokumente zu bearbeiten oder zu kommentieren. In der Tat werden die meisten Menschen wahrscheinlich nur die Fähigkeit benötigen, sie anzuzeigen.

Das Ändern des Zugriffs für Dokumente oder Personen ist jedoch ein Kinderspiel in Dokumenten und Blättern.