Kim hat ein Formular in Excel erstellt, das sich auf die Datenüberprüfung stützt, um Antworten mithilfe von Dropdown-Listen darzustellen. Das Formular enthält eine Reihe von Fragen. Er fragt sich, ob es eine Möglichkeit gibt, die Beantwortung der Fragen in der richtigen Reihenfolge zu erzwingen. Er möchte zum Beispiel, dass der Benutzer Frage 1 beantwortet, bevor er zu Frage 2 usw. geht.

Wenn Sie diese Art von Aufgabe ausführen, müssen Sie möglicherweise ein Makro verwenden oder ein Benutzerformular erstellen, aber Sie müssen diesen Weg nicht gehen. (Die Verwendung von Makros und Benutzerformularen ist sehr leistungsfähig, aber auch komplexer als manche möchten.) Sie können ein gewisses Maß an „Ordnung“ erreichen, indem Sie einfach die Spezifikationen anpassen, die Sie in Ihren Dropdown-Listen zur Datenüberprüfung verwenden.

Als Beispiel möchten Sie einige benannte Bereiche in Ihrer Arbeitsmappe einrichten. Wählen Sie eine Zelle aus und nennen Sie sie „Standard“. In diese Zelle geben Sie eine Standardnachricht ein, z. B. den Text „Fragen der Reihe nach beantworten“. In einem anderen benannten Bereich (vielleicht „Q1Answers“ genannt) würden Sie die Liste der akzeptablen Antworten für Ihre erste Frage einfügen. Schließlich sollten Sie der Zelle einen Namen zuweisen, der die Antwort des Benutzers auf die Frage enthält, z. B. „Q1Response“. Sie können ähnlich benannte Bereiche für die anderen akzeptablen Antworten und Antworten auf Ihre anderen Fragen (Q2Answers, Q3Answers, Q2Response usw.) erstellen.

Anschließend können Sie bei Ihrer Validierungsprüfung für jede Ihrer Fragen mithilfe einer Formel angeben, was Excel als mögliche Antworten verwenden soll. In diesem Szenario sind die Validierungseinstellungen für Frage 1 einfach. Setzen Sie einfach die Einstellung Zulassen auf Liste und geben Sie (im Feld Quelle) an, dass Sie den verwendeten Q1Answers-Bereich verwenden möchten. Für nachfolgende Fragen sollten Sie jedoch eine Formel im Feld Quelle verwenden. Für Frage 2 sollten Sie beispielsweise die folgende Formel im Feld Quelle verwenden:

=IF(OR(Q1Response="",Q1Response=Default),Default,Q2Answers)

Für jede nachfolgende Frage würden Sie die Q1-Bezeichnung in die für die vorherige Frage geeignete ändern und die Q2-Bezeichnung in die für die aktuelle Frage geeignete ändern. Die Formel funktioniert, weil sie angibt, dass die Standardantwort als Auswahl für Frage 2 angezeigt wird, wenn die Antwort auf Frage 1 leer ist oder dem Standardwert („Fragen in der richtigen Reihenfolge beantworten“) entspricht. Wenn keine dieser Bedingungen vorliegt vorhanden sind, werden die Antworten für Frage 2 angezeigt und können ausgewählt werden. Wenn Personen versuchen, die Fragen zu beantworten, wenn eine frühere Frage nicht beantwortet wurde, ist als einzige Dropdown-Option der Standardwert („Fragen in der richtigen Reihenfolge beantworten“) sichtbar.

Sie können diesen Ansatz noch einen Schritt weiter gehen, indem Sie der Mischung eine bedingte Formatierung hinzufügen. Wenn Sie dieselbe Art von Test verwenden (um festzustellen, ob die vorherige Frage beantwortet wurde), können Sie die Formatierung der Zellen ändern, die Ihre Fragen enthalten. Wenn beispielsweise die vorherige Frage nicht beantwortet wurde, formatieren Sie die späteren Fragen einfach so, dass sie als weißer Typ angezeigt werden. Dadurch verschwinden sie im weißen Hintergrund der Zelle. Wenn dann jede Frage beantwortet wird, scheint die nächste Frage der Reihe nach zu erscheinen.

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Dieser Tipp (8384) gilt für Microsoft Excel 97, 2000, 2002 und 2003. Eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Excel (Excel 2007 und höher) finden Sie hier:

Fragen in der richtigen Reihenfolge beantworten.