Blair hat ein Arbeitsblatt, das in zwei Bereiche unterteilt ist: Dateneingabe und Datenüberprüfung. Der Datenüberprüfungsbereich besteht aus Formeln, die Einträge mithilfe von IF-Anweisungen überprüfen. Wenn ein Problem gefunden wird, wird eine Textnachricht in einer Zelle im Überprüfungsbereich angezeigt, andernfalls gibt die Formel ein Leerzeichen zurück. Das Folgende ist eine typische Überprüfungsformel:

=IF(A1<>5,"Value in A1 is not 5")

Das Problem ist, dass der Datenüberprüfungsbereich sehr groß sein kann, was bedeutet, dass es leicht ist, eine der Textnachrichten zu übersehen. Blair fragte sich, ob es eine Möglichkeit gab, eine Formel zu erstellen, die den Datenüberprüfungsbereich untersuchte und eine einzelne Nachricht zurückgab, wenn sich andere Nachrichten in dem Bereich befanden.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie dieses Problem angegangen werden kann. Wenn der Datenüberprüfungsbereich zusammenhängend ist, reicht eine einfache Array-Formel aus. Geben Sie Folgendes in eine leere Zelle des Arbeitsblatts ein:

=SUM((LEN(ValRange)>0)*1)

Stellen Sie sicher, dass ValRange durch den Zellenbereich im Datenüberprüfungsbereich ersetzt wird. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die Formel eingeben, indem Sie Umschalt + Strg + Eingabetaste drücken (um anzuzeigen, dass es sich um eine Array-Formel handelt). Die Formel gibt einen Wert zurück, der angibt, wie viele Zellen im Bereich eine Länge von mehr als 0 haben. Mit anderen Worten, sie zählt die Anzahl der Zellen, in denen Nachrichten sichtbar sind.

Wenn Sie keine Array-Formel verwenden möchten, können Sie dasselbe Ergebnis erzielen, indem Sie die folgende reguläre Formel verwenden:

=SUMPRODUCT((LEN(ValRange)>0)*1)

Das Ergebnis ist wiederum die Anzahl der Zellen mit einer Länge von mehr als 0. Ein anderer Ansatz besteht darin, einige der von Excel bereitgestellten COUNT-Funktionen zu verwenden:

=COUNTA(ValRange) - COUNTBLANK(ValRange)

Diese Formel zählt die Anzahl der Zellen im Bereich und subtrahiert dann die Anzahl der leeren Zellen im Bereich. Das Ergebnis ist die Anzahl der Zellen, die nicht leer sind oder die Nachrichten anzeigen. Ein anderer formelhafter Ansatz kann verwendet werden, um eine einfache Ja / Nein-Antwort zu bestimmen:

=IF(COUNTIF(ValRange,"?*"),"","No ") & "Verification Messages"

Wenn der ValRange keine Nachrichten enthält, gibt die Formel „Keine Überprüfungsnachrichten“ zurück. Wenn Nachrichten vorhanden sind, wird das „Nein“ entfernt und einfach „Bestätigungsnachrichten“ zurückgegeben.

Es wäre auch eine gute Idee, eine bedingte Formatierung auf Ihren Datenüberprüfungsbereich anzuwenden. Während die bisher besprochenen Formeln Ihnen sagen, ob es Nachrichten gibt, wird nicht hervorgehoben, wo sich diese Nachrichten befinden – die bedingte Formatierung kann jede Nachricht genau bestimmen. Wählen Sie alle Zellen in dem Bereich aus, die Formeln enthalten, und überprüfen Sie dann mithilfe der bedingten Formatierung die Länge dieser Zellen. Wenn die Länge größer als 0 ist, kann die Zelle so formatiert werden, dass ein roter Hintergrund angezeigt wird. Dadurch werden Nachrichten im Datenüberprüfungsbereich beim Scrollen durch das Arbeitsblatt viel schwerer zu übersehen.

Wenn Sie in der Stimmung sind, Ihr Arbeitsblatt komplett neu zu gestalten, besteht ein leistungsfähigerer Ansatz darin, den Datenüberprüfungsbereich abzuschaffen.

Sie können dieselben Ergebnisse erzielen (überprüfen, was sich im Dateneingabebereich befindet), indem Sie die Datenvalidierung für jede der Eingabezellen verwenden. Bei ordnungsgemäßer Einrichtung würde die Datenvalidierung sicherstellen, dass der Benutzer akzeptable Werte in jede Zelle eingibt, wodurch ein Großteil des Datenvalidierungsbereichs überflüssig wird.

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Dieser Tipp (2772) gilt für Microsoft Excel 97, 2000, 2002 und 2003.