Larry arbeitet für eine Firma, die ausgehende Anrufe an potenzielle Kunden tätigt.

Die Firma hat die nationale Do-Not-Call-Liste heruntergeladen und möchte ihre Zieltelefonnummern anhand der Liste überprüfen, damit sie sicherstellen können, dass sie niemanden anrufen, der auf der DNC-Liste steht. Er fragte sich, wie das in Excel gemacht werden kann.

Zunächst stellt sich natürlich die Frage, ob Excel überhaupt das richtige Werkzeug für eine solche Aufgabe ist. Bei der Überprüfung der Informationen auf der Website der Federal Trade Commission scheint es, dass die DNC-Liste, bei der es sich um eine flache Textdatei handelt, entweder aus Telefonnummern in einzelnen Vorwahlen oder aus einer Datei bestehen kann, die alle Vorwahlen enthält. Schnelle Berechnungen zeigen, dass die durchschnittliche Vorwahlliste mehr als 300.000 Telefonnummern enthält, mit landesweit über 120.000.000 Telefonnummern.

Das Arbeiten mit so großen Mengen an Telefonnummern in Excel ist nicht nur unpraktisch, sondern praktisch unmöglich. Excel verarbeitet nur bis zu 65.536 Datenzeilen. Eine bessere Lösung wäre die Verwendung eines Datenbankprogramms (möglicherweise Access), das mit einer viel größeren Anzahl von Datensätzen arbeiten kann. Sie können auch im Web nach proprietären Lösungen suchen, die mit der DNC-Liste funktionieren.

Angenommen, Sie arbeiten nur mit einer Teilmenge der DNC-Liste und alles passt in Ihre Excel-Kopie. Dann ist es relativ einfach, eine Liste mit einer anderen zu vergleichen. Dies setzt voraus, dass die Daten in Ihrer DNC-Liste und in der Liste „Überprüfungsbedarf“ dasselbe Textformat haben.

Nehmen Sie für dieses Beispiel auch an, dass sich die DNC-Liste in Spalte A und die Liste „Überprüfungsbedarf“ in Spalte C befindet. Sie können dann die folgenden Schritte ausführen:

  1. Wählen Sie die Zelle in Spalte D aus, die sich rechts neben der ersten Telefonnummer befindet, die Sie in Spalte C einchecken möchten.

  2. Geben Sie die folgende Formel in die ausgewählte Zelle ein:

=ISNA(MATCH(C2,$A:$A,0))

Kopieren Sie die Formel so, dass sie neben allen Zahlen steht, die Sie in Spalte C überprüfen möchten.

Die Ergebnisse der Formel geben an, ob die benachbarte Telefonnummer in der DNC-Liste enthalten ist oder nicht. Wenn das Ergebnis TRUE ist, lautet die Telefonnummer in der DNC-Liste not. Ein Ergebnis von FALSE bedeutet, dass es in der DNC-Liste enthalten ist und nicht aufgerufen werden sollte. An dieser Stelle können Sie die Liste „Überprüfungsbedarf“ einfach nach den Ergebnissen der Formel in Spalte D sortieren. Anschließend können Sie alle Telefonnummern löschen, für die der Wert in Spalte D FALSE ist.

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Dieser Tipp (2319) gilt für Microsoft Excel 97, 2000, 2002 und 2003.