Randy erhält ein monatliches PDF-Dokument mit etwa 30 Seiten, das auf Papier gescannt wurde. Diese Datei enthält Hunderte von Namen und Adressen neuer Dienstprogrammverbindungen für den Vormonat. Er kann nicht herausfinden, wie dieses Dokument in ein Excel-Arbeitsblatt konvertiert werden kann, damit er nach seinen Anforderungen sortieren kann. Derzeit druckt und scannt er das Dokument erneut in eine RTF-Datei und konvertiert es dann in eine Textdatei. Dies dauert jedoch Stunden.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Excel-Daten aus einer PDF-Datei abzurufen. Wenn Sie zufällig über eine der neuesten Versionen von Adobe Acrobat verfügen (z. B. Adobe Acrobat Pro X), können Sie tatsächlich aus der PDF-Datei in das Excel-Format exportieren. (Klicken Sie einfach auf Extras | Text erkennen | Speichern unter | Tabellenkalkulation | Microsoft Excel-Arbeitsmappe.) Andere PDF-Reader – und es gibt viele davon auf dem Markt – können ebenfalls in das Excel-Format oder direkt in ein Format exportieren, das Excel lesen kann.

Es gibt auch eine Vielzahl von Datenkonvertierungsprogrammen auf dem Markt, mit denen Sie PDF-Dateien öffnen und in verschiedenen Formaten speichern können.

Hier werden in keiner bestimmten Reihenfolge einige von ExcelTips-Lesern vorgeschlagen. (Einige sind kostenpflichtig, andere sind kostenlos. Überprüfen Sie, welche am besten zu Ihren Anforderungen passen.)

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Alle oben genannten Punkte (in Bezug auf den Export nach Excel) funktionieren auch, wenn Sie stattdessen nach Word exportieren möchten. Warum willst du das tun? Weil das Einfügen der Datei in Word das Bearbeiten und Entfernen von Fremdzeichen erleichtern kann. Sobald eine Bereinigung abgeschlossen ist, können Sie sie aus dem Word-Dokument kopieren und in ein Excel-Arbeitsblatt einfügen.

Natürlich sollten Sie jedes Mal, wenn Sie ein Programm (einschließlich Acrobat) für eine Konvertierung in ein anderes Format verwenden, sicherstellen, dass Sie überprüfen, was vom Programm erstellt wird. Es ist sehr gut möglich, dass Programme etwas in der PDF-Datei falsch lesen, was dazu führt, dass sich Fehler in Ihre Daten einschleichen.

Eine bessere langfristige Lösung besteht darin, mit demjenigen zu sprechen, der Ihnen Ihr Original-PDF-Dokument zur Verfügung stellt. Wenn sich jemand die Zeit nimmt, um das PDF-Dokument zu erstellen, beginnt er wahrscheinlich mit seinen Daten in einem anderen Format. Wenn Sie sie direkt in eine Excel-Arbeitsmappe oder in ein CSV-Format konvertieren lassen können, können Sie sie problemlos direkt in Excel importieren und PDF vollständig umgehen. Der Grund, warum dies die beste langfristige Lösung ist, ist, dass es die geringste Arbeit für Sie und auch die am wenigsten fehleranfällige Lösung ist.

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Dieser Tipp (11647) gilt für Microsoft Excel 97, 2000, 2002 und 2003.

Eine Version dieses Tippes für die Multifunktionsleistenoberfläche von Excel (Excel 2007 und höher) finden Sie hier:

PDF in Excel konvertieren.