Beth suchte nach einer Möglichkeit, um festzustellen, wie viele Mitarbeiter mindestens zehn Kurse besucht hatten, die in ihrem Unternehmen angeboten wurden. Sie hat Excel so eingerichtet, dass Spalte A (beginnend mit A2) Mitarbeiternamen und Spalte B (beginnend mit B2) Klassennamen enthält. Wenn ein Mitarbeiter eine Klasse belegte, wurde sein Name in Spalte A eingegeben, und der Name der Klasse, die er belegte, wurde in Spalte B platziert. Somit enthielt Spalte A mehrere Instanzen des Namens jedes Mitarbeiters und Spalte B mehrere Instanzen von Klassennamen.

Die Frage, wie festgestellt werden kann, wann ein Mitarbeiter zehn Klassen belegt hat, lässt sich am besten mit der Funktion COUNTIF beantworten. Beispielsweise könnte die folgende Formel in jede Zelle der Spalte C eingegeben werden:

=IF(COUNTIF(A:A,A2)>9,"10 classes or more","")

Um die Formel korrekt zu verwenden, wird diese bestimmte Instanz in Zelle C2 platziert und dann in die restlichen Zellen der Spalte C kopiert.

Dies bewirkt, dass sich die A2-Referenz in der Formel ändert, sodass sie immer auf die zwei Spalten der Zelle unmittelbar links verweist. (Die Formel in C2 bezieht sich auf A2, die Formel in C3 auf A3 usw.)

Wenn nach dieser Formel eine bestimmte Person ihre zehnte Klasse belegt hat – was bedeutet, dass ihr Name zum zehnten Mal in Spalte A erscheint -, wird Spalte C neben jeder Klasse, die diese bestimmte Person belegt hat, mit dem Satz „10 Klassen oder mehr“ gefüllt. Das ist großartig, außer wenn eine Reihe verschiedener Mitarbeiter die Zehn-Klassen-Schwelle überschreitet.

Dann sieht Spalte C überladen aus.

Um die Unordnung zu überwinden, besteht eine Variation des obigen Ansatzes darin, die folgende Formel in den Zellen der Spalte C zu verwenden:

=IF(COUNTIF($A$2:A2,A2)>9,"10 classes or more","")

In diesem Fall betrachtet die COUNTIF-Funktion nicht jede Zelle in Spalte A. Stattdessen werden die Zellen in Spalte A betrachtet, die sich in Zeilen befinden, die kleiner oder gleich der Zeile sind, in der die Formel vorkommt. Wenn sich diese Formel also in Zeile 8 befindet, würde COUNTIF bei der Zählung nur die Zeilen 2 bis 8 berücksichtigen. Das Ergebnis ist, dass der Ausdruck „10 Klassen oder mehr“

wird in Spalte C nur angezeigt, wenn ein bestimmter Mitarbeiter die Zehn-Klassen-Marke überschritten hat. Es wird nicht für Fälle angezeigt, in denen der Mitarbeiter seine erste, zweite, dritte und bis zur neunten Klasse belegt hat.

Schließlich kann die Mitarbeiterklassentabelle etwas ausgefallener gestaltet werden, und Sie können genau sehen, wie viele Klassen jeder Mitarbeiter belegt hat. Wenn die Spalten A und B noch Namen und Klassen enthalten, können Sie eine einzelne Instanz jedes Mitarbeiternamens in die ersten Zeilen der Spalte D einfügen und die Spalte C leer lassen. In Spalte E können Sie die folgende Formel rechts neben jedem Mitarbeiternamen einfügen:

=COUNTIF(A:A,D2)

Das Ergebnis ist, dass Spalte E die Anzahl der Instanzen des Namens in Spalte D enthält, die in Spalte A angezeigt werden. Mit anderen Worten, Sie haben die Anzahl der Klassen, die jeder Mitarbeiter belegt hat. Sie können dann die Zellen in Spalte D bedingt formatieren, sodass sie rot angezeigt werden, wenn die Anzahl in Spalte E 10 oder mehr beträgt.

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Dieser Tipp (2552) gilt für Microsoft Excel 97, 2000, 2002 und 2003. Eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Excel (Excel 2007 und höher) finden Sie hier:

Mitarbeiter in Klassen zählen.