In einer Geschäftsumgebung ist es nicht ungewöhnlich, Excel zu verwenden, um die Daten zu verwalten, mit denen Sie täglich arbeiten müssen. Zum Beispiel können Sie Excel verwenden, um

zu „knirschen“ invoice Daten, Versandaufzeichnungen oder eine beliebige Anzahl verschiedener Arten von Daten. Wenn Sie mit diesen Daten arbeiten, müssen Sie möglicherweise verschiedene Datensätze basierend auf bestimmten Kriterien extrahieren.

Hier bieten sich die Filterfunktionen von Excel an.

Stellen Sie sich das Szenario vor, in dem Sie mehrere tausend Bestellungen haben, die Kunden im ganzen Land abdecken. Möglicherweise möchten Sie die Bestellungen extrahieren, die Kunden in bestimmten Bundesstaaten gehören, damit Sie sie zuerst bearbeiten können. Sie können dies mit den erweiterten Filterfunktionen von Excel tun. (Nehmen Sie für diese Schritte an, dass sich die zu filternden Daten in den Spalten A bis K befinden.)

  1. Stellen Sie sicher, dass jede Spalte in Ihrer Datenliste eine Bezeichnung hat, die beschreibt, was sich in dieser Spalte befindet. Beispielsweise könnte die Spalte, die den Status jedes Kunden enthält, „Status“ als Bezeichnung haben.

  2. Geben Sie in Zelle N1 das Wort „State“ ein. In dieser Spalte richten Sie eine Kriterientabelle ein. Diese Bezeichnung informiert Excel darüber, welche Spalte Sie für übereinstimmende Kriterien verwenden möchten. Machen Sie diese Zelle fett und unterstreichen Sie sie gegebenenfalls.

  3. Geben Sie ab Zelle N2 die Zustände ein, die Sie aus der Hauptdatenliste extrahieren möchten. Geben Sie einen Status pro Zelle in die Spalte ein.

  4. Wählen Sie eine Zelle irgendwo in den Spalten A bis K in Ihren Hauptdaten aus.

  5. Wählen Sie im Menü „Daten“ die Option „Filter“ und anschließend „Erweiterter Filter“. Excel zeigt das Dialogfeld Erweiterter Filter mit der Adresse Ihrer ursprünglichen Datentabelle bereits im Feld Listenbereich an. (Siehe Abbildung 1.)

  6. Stellen Sie sicher, dass die Option An einen anderen Speicherort kopieren ausgewählt ist.

  7. Platzieren Sie den Einfügezeiger in das Feld Kriterienbereich und wählen Sie (im Arbeitsblatt) den Zellenbereich in Spalte N aus, der die Liste der Status enthält. Stellen Sie sicher, dass Sie die Zelle N1 einschließen, die die Bezeichnung ist.

  8. Platzieren Sie den Einfügezeiger in das Feld Kopieren nach und wählen Sie eine Zelle aus, in die die Datensätze extrahiert werden sollen. Sie können eine Zelle im selben Arbeitsblatt oder in einem anderen Arbeitsblatt auswählen.

  9. Wenn Sie doppelte Datensätze weglassen möchten, stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Nur eindeutige Datensätze aktiviert ist.

  10. Klicken Sie auf OK.

Das war’s – Excel kopiert die Datensätze mit einem Ihrer Zielzustände an den in Schritt 8 angegebenen Speicherort, und die Originaldaten bleiben unverändert.

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Dieser Tipp (2941) gilt für Microsoft Excel 97, 2000, 2002 und 2003. Eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Excel (Excel 2007 und höher) finden Sie hier:

Extrahieren gezielter Datensätze aus einer Liste.