Die Verwendung von Excel zur Dateneingabe ist weit verbreitet. Wenn Sie Informationen eingeben, möchten Sie möglicherweise einschränken, was in einer bestimmten Zelle platziert werden kann. Beispielsweise arbeiten Sie möglicherweise an einem Mitarbeiterregister und müssen sicherstellen, dass Sie den Namen jedes Mitarbeiters nur einmal in das Arbeitsblatt eingeben.

Eine Möglichkeit, sich dieser Herausforderung zu nähern, besteht darin, eine Liste zulässiger Namen entweder auf einem anderen Arbeitsblatt oder an einer anderen Stelle im selben Arbeitsblatt zu erstellen. Geben Sie dieser Liste von Namen einen definierten Namen, z. B. ValidNames.

Führen Sie dann die folgenden Schritte aus:

  1. Wählen Sie die Zellen aus, in die Sie Mitarbeiternamen eingeben möchten. diejenigen, bei denen Sie sicherstellen möchten, dass Sie jeden Namen nur einmal eingeben. (In diesem Beispiel nehmen wir an, Sie wählen die Zellen A1: A10 aus.)

  2. Wählen Sie im Menü Daten die Option Validierung. Excel zeigt das Dialogfeld Datenüberprüfung an.

  3. Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte Einstellungen angezeigt wird. (Siehe Abbildung 1.)

  4. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Zulassen die Option Benutzerdefiniert.

  5. Geben Sie im Feld Formel (das nach Abschluss von Schritt 4 angezeigt wird) die folgende Formel ein:

=AND(COUNTIF(ValidNames,A1)=1,COUNTIF($A$1:$A$10,A1)=1)

Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.

Diese Validierungsformel funktioniert, weil sie den Eingabebereich (A1: A10)

überprüft und stellt sicher, dass dort nicht mehr als ein Name aus der Liste ValidNames angezeigt wird. Es gibt viele andere Variationen dieser speziellen Formel, die verwendet werden können, da Excel viele verschiedene Möglichkeiten bietet, um dieselbe Aufgabe auszuführen. Ein Beispiel für eine alternative Formelmethode finden Sie in der Microsoft Knowledge Base:

http://support.microsoft.com/kb/213185

Während der Knowledge Base-Artikel speziell für Excel 2000 ist, funktioniert die Formel im Stammverzeichnis des Artikels (Schritt 7) in anderen Excel-Versionen einwandfrei.

Diese Formelmethoden eignen sich hervorragend, wenn Sie Namen in Ihre Eingabeliste eingeben. Wenn Sie stattdessen lieber eine Dropdown-Liste zur Auswahl von Namen verwenden möchten, wird auf dieser Webseite eine Slick-Methode vorgestellt:

http://www.contextures.com/xlDataVal03.html

Was es schick macht, ist, dass die Dropdown-Liste dynamisch ist. Wenn Sie beispielsweise einen Namen für eine Zelle auswählen, wird dieser Name aus der Dropdown-Liste entfernt, mit der Namen in anderen Zellen ausgewählt werden. Recht nett.

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Dieser Tipp (2751) gilt für Microsoft Excel 97, 2000, 2002 und 2003. Eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Excel (Excel 2007 und höher) finden Sie hier:

Begrenzung der Eingabe von Namen.