Die bedingte Formatierungsfunktion von Excel ist sehr leistungsfähig. Bei komplexen Formatierungen gibt es jedoch für die meisten Excel-Benutzer einen Nachteil:

Die bedingte Formatierungsfunktion scheint nur die Definition von bis zu drei Bedingungen zu ermöglichen.

Das ist eigentlich etwas irreführend. Es gibt tatsächlich vier bedingte Formate, die angegeben werden können. Das vierte ist das Format, das von Excel verwendet wird, wenn keine der drei im Dialogfeld Bedingte Formatierung angegebenen Bedingungen erfüllt ist. (Mit anderen Worten, die Art und Weise, wie Sie die Zelle formatieren, ist das vierte Format.)

Wenn Sie lediglich zusätzliche Bedingungen definieren müssen, ohne entsprechende Formate zu benötigen, können Sie Formeln entwerfen, die in den Bedingungen verwendet werden sollen.

Diese Formeln können die Funktionen OR, AND und NOT verwenden. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass Zelle B5 rot gefärbt wird, wenn der Zellenwert außerhalb des Bereichs von 5 bis 10 liegt, oder wenn es sich nicht um eine Zahl handelt, können Sie die folgende Bedingung verwenden:

=OR(B5<5,B5>10,NOT(ISNUMBER(B5)))

Um diese Formel in das Dialogfeld Bedingte Formatierung einzugeben, müssen Sie in der Bedingung „Formel ist“ anstelle von „Zellenwert ist“ angeben. Sie würden dann die Formatierung für die Bedingung im Dialogfeld so ändern, dass sie rot ist. Ähnliche „zusammengesetzte Formeln“ können für andere komplexe bedingte Bedürfnisse entworfen werden.

Wenn Sie zusätzliche Bedingungen definieren müssen – mehr als drei – und für jede der Bedingungen unterschiedliche Formate benötigen, haben Sie kein Glück.

In diesem Fall müssen Sie VBA-Makros verwenden, um Ihre Bedingungen zu überprüfen und die Zellenformate entsprechend zu ändern. (Sie können auch auf eine spätere Version von Excel (2007 oder höher) aktualisieren, da diese späteren Versionen problemlos mehr als drei bedingte Formate verarbeiten können.)

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Dieser Tipp (2439) gilt für Microsoft Excel 97, 2000, 2002 und 2003.