Wenn Sie ein Arbeitsblatt mit Sozialversicherungsnummern haben, suchen Sie möglicherweise nach einer Möglichkeit, die Nummern zu schützen, indem Sie nur die letzten vier Ziffern anzeigen. Anstatt also 278-53-6128 anzuzeigen, möchten Sie nur – ** – 6128 anzeigen.

Wie dies erreicht werden kann, hängt zum großen Teil davon ab, ob die Sozialversicherungsnummer als Nummer oder als Text in der Zelle gespeichert ist. Wenn die SSN mit ihren Bindestrichen eingegeben wird (wie in 278-53-6128), speichert Excel sie als Text. Wenn die SSN ohne Bindestriche eingegeben wird (wie in 278536128), speichert Excel sie als Nummer.

Wenn die SSN als Nummer gespeichert ist, könnten Sie versucht sein, ein benutzerdefiniertes Format zu erstellen, das den ersten Teil der Nummer verbirgt. Leider gibt es keine Möglichkeit, dies mit einem benutzerdefinierten Format zu tun. Sie können ein benutzerdefiniertes Format erstellen, das alle außer den ersten Ziffern ausblendet, wie folgt:

000,,"--"

Wie Sie diesem Beispiel entnehmen können, können Sie mit benutzerdefinierten Formaten nur den letzten Teil eines Werts ausblenden. Ein weiterer Nachteil dieses Ansatzes besteht jedoch darin, dass Excel die SSN „rundet“, sodass 278536128 als 279– angezeigt wird.

Die beste Lösung, um nur den letzten Teil einer Sozialversicherungsnummer anzuzeigen, besteht darin, eine zweite Spalte für die tatsächliche Anzeige zu verwenden. Anstatt zu versuchen, die Zahl (oder den Text) selbst zu formatieren, verwenden Sie am besten eine Formel, die sich auf die Zahl bezieht und das gewünschte Ergebnis erzielt. Befindet sich die SSN beispielsweise in Zelle B7, platzieren Sie die folgende Formel in einer anderen Zelle:

="-*-" & RIGHT(B7,4)

Diese Formel funktioniert mit jeder SSN, unabhängig davon, ob sie als Zahl oder als Text gespeichert ist. Der andere große Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass Sie die ursprünglichen Zahlen vollständig ausblenden können. Selbst wenn Sie ein benutzerdefiniertes Format verwenden könnten, um den ersten Teil der Nummer auszublenden (was Sie nicht können), könnte jemand die SSN in der Formelleiste sehen, wenn die Zelle mit der Nummer ausgewählt ist.

Mit dem Formelansatz können Sie jedoch die Quellspalte ausblenden oder den Blattinhalt mithilfe des Blattschutzes ausblenden. Dies ist ein großer Vorteil, wenn Sie die Sozialversicherungsnummer wirklich vor neugierigen Blicken schützen möchten.

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Dieser Tipp (3345) gilt für Microsoft Excel 97, 2000, 2002 und 2003. Eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Excel (Excel 2007 und höher) finden Sie hier:

Sozialversicherungsnummern teilweise blockieren.