Reduzieren der Dateigröße für Arbeitsmappen mit PivotTables (Microsoft Excel)
PivotTables eignen sich hervorragend für bestimmte Arten der Datenanalyse. Da PivotTables ziemlich viele Zahlen verarbeiten, besteht eine der Techniken, mit denen Excel sie schneller verarbeitet, darin, ein „Zwischendatensatz“
zu erstellen arbeiten mit. Dieses Zwischendatensatz wird standardmäßig zusammen mit dem Arbeitsblatt gespeichert, sodass PivotTables die Größe Ihrer Arbeitsmappen manchmal dramatisch erhöhen kann.
Wenn Ihre Arbeitsmappe mehrere PivotTables enthält, die alle auf einer einzigen Datenquelle basieren, erstellt Excel möglicherweise ein Zwischendatensatz für jede PivotTable, anstatt einen Zwischendatensatz zu verwenden. Dies kann natürlich die Größe Ihrer Arbeitsmappe sehr schnell erhöhen.
Sie können steuern, wie Excel das Zwischendatensatz erstellt, indem Sie die Optionen ändern, die Sie im PivotTable-Assistenten auswählen, der Ihre PivotTable zusammenstellt. Wenn Ihre Arbeitsmappe eine PivotTable enthält und Sie den PivotTable-Assistenten ein zweites Mal ausführen, geben Sie dieselbe Datenquelle an, die Sie in der vorhandenen PivotTable verwendet haben. Excel informiert Sie darüber, dass „Ihr neuer Bericht weniger Speicher benötigt, wenn Sie ihn auf Ihrer Basis erstellen vorhandener Bericht. “ Wenn Sie auf Ja klicken, sparen Sie Speicher, da Excel dieselben Zwischendaten verwendet wie für Ihre andere PivotTable.
Sie können Excel auch anweisen, Ihre Zwischendatentabellen nicht in derselben Festplattendatei wie die Arbeitsmappe zu speichern. Dadurch wird die Größe Ihrer Arbeitsmappendatei sehr viel kleiner, es ist jedoch auch erforderlich, dass PivotTables jedes Mal aktualisiert werden, wenn Sie Ihre Arbeitsmappe öffnen. Befolgen Sie diese Schritte:
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Führen Sie den PivotTable-Assistenten aus, um Ihre PivotTable wie gewohnt zu erstellen.
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Wenn Sie zum letzten Bildschirm des PivotTable-Assistenten gelangen (der mit der Zielflagge), klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen, um das Dialogfeld PivotTable-Optionen anzuzeigen.
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Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Daten mit Tabellenlayout speichern.
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Beim Öffnen aktualisieren.
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Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld PivotTable-Optionen zu schließen.
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Beenden Sie die Schritte im PivotTable-Assistenten.
Sie müssen das Kontrollkästchen Beim Öffnen aktualisieren nicht aktivieren (Schritt 4), wenn Sie dies nicht möchten. Wenn Sie dies nicht tun, müssen Sie daran denken, die PivotTable bei jedem Öffnen der Arbeitsmappe manuell zu aktualisieren.
Wenn Ihre Arbeitsmappe bereits einige PivotTables enthält und Sie diese nicht erneut erstellen möchten, können Sie mithilfe eines Makros die PivotTables durchlaufen, den Caching-Index ändern und das Speichern der PivotTables deaktivieren Zwischendaten auf Festplatte. Das folgende Makro führt diese Aufgaben aus:
Sub PTReduceSize() Dim wks As Worksheet Dim PT As PivotTable For Each wks In ActiveWorkbook.Worksheets For Each PT In wks.PivotTables PT.RefreshTable PT.CacheIndex = 1 PT.SaveData = False Next Next End Sub
Sobald das Makro ausgeführt wird (es dauert nicht lange), sollten Sie Ihre Arbeitsmappe mit der Option Speichern unter speichern. Dadurch wird eine neue Arbeitsmappendatei geschrieben, und Sie können vergleichen, um wie viel diese Änderung die Größe Ihrer Arbeitsmappe verringert hat. Beachten Sie jedoch, dass das Aktualisieren der PivotTables beim ersten Öffnen der Arbeitsmappe länger dauert, da die Zwischendaten nicht auf der Festplatte gespeichert werden.
_Hinweis: _
Wenn Sie wissen möchten, wie die auf dieser Seite (oder auf einer anderen Seite der ExcelTips-Websites) beschriebenen Makros verwendet werden, habe ich eine spezielle Seite vorbereitet, die hilfreiche Informationen enthält.
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Dieser Tipp (2851) gilt für Microsoft Excel 97, 2000, 2002 und 2003. Eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Excel (Excel 2007 und höher) finden Sie hier: