Eine der wirklich coolen Anwendungen für die Datenüberprüfungsfunktion in Excel ist die Möglichkeit, eine Dropdown-Liste für den einmaligen Gebrauch zu erstellen. In dieser Liste können Benutzer die Zelle auswählen und dann aus einer Liste vordefinierter Werte für diese Zelle auswählen. Sobald der Benutzer eine Auswahl trifft und zu einer anderen Zelle wechselt, verschwindet der Pfeil für die Dropdown-Liste.

Erstellen Sie zunächst eine Liste der Werte, die in der Dropdown-Liste verfügbar sein sollen. Sie können diese Liste fast überall erstellen. Für Entwurfszwecke empfiehlt es sich jedoch, die Liste auf einem anderen Arbeitsblatt als dem zu platzieren, auf dem sich die Dateneingabe befindet.

Angenommen, Sie möchten eine Liste mit Mitarbeiternamen. Geben Sie in einem neuen Arbeitsblatt die Namen der Mitarbeiter auf die gewünschte Weise ein. (Sie werden sie wahrscheinlich auf irgendeine Weise sortieren wollen.) Wählen Sie die Liste aus und geben Sie ihr einen Namen wie „Mitarbeiter“. (Um einen Namen zu definieren, verwenden Sie Einfügen | Name | Definieren.)

Führen Sie nun im Hauptarbeitsblatt die folgenden Schritte aus:

  1. Wählen Sie die Zelle aus, in der die Dropdown-Liste angezeigt werden soll.

  2. Wählen Sie im Menü Daten die Option Validierung. Excel zeigt das Dialogfeld Datenüberprüfung mit der Registerkarte Einstellungen an.

  3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Zulassen die Option Liste. (Siehe Abbildung 1.)

  4. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen In-Cell Dropdown aktiviert ist.

  5. Geben Sie im Feld Quelle = Mitarbeiter ein. (Dies ist der Name, den Sie zuvor der Mitarbeiterliste gegeben haben.) Vergessen Sie nicht das Gleichheitszeichen. es ist sehr wichtig.

  6. OK klicken.

Wenn jemand die in Schritt 1 verwendete Zelle auswählt, wird rechts neben der Zelle ein Dropdown-Listenpfeil angezeigt. Durch Klicken auf die Liste wird eine Dropdown-Liste mit allen Mitarbeitern angezeigt. Der Benutzer kann einen der Mitarbeiter auswählen, jedoch keinen anderen Namen eingeben. Wenn sie in eine andere Zelle wechseln, wird die Dropdown-Liste ausgeblendet, der ausgewählte Wert bleibt jedoch sichtbar.

Wenn Sie Ihre Datenliste nicht in ein Arbeitsblatt einfügen möchten, können Sie die Auswahl direkt in das Dialogfeld Datenüberprüfung eingeben. Lassen Sie in Schritt 5 (Feld Quelle) das Gleichheitszeichen weg und geben Sie einfach die Auswahl ein. Trennen Sie sie durch Kommas. Dies sind die Optionen, die dem Benutzer zur Verfügung stehen.

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Dieser Tipp (3182) gilt für Microsoft Excel 97, 2000, 2002 und 2003. Eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Excel (Excel 2007 und höher) finden Sie hier:

Dropdown-Liste für den einmaligen Gebrauch.