Bob muss häufig Tabellen erstellen, die in staatlichen Vorschriften mit Titeln versehen sind. Die Nummerierung der Vorschriften erfolgt in Dezimalform, was zu Problemen führt, wenn er versucht, sie der Reihe nach zu sortieren.

Beispiele sind 820.20, 820.25, 820.200, 820.250. Bob gibt diese als Text ein, aber sie kommen immer noch sortiert heraus, so wie er es nicht will. In allen Fällen lässt Excel die nachgestellten Nullen fallen und sieht „820.20“ und „820.200“ als dasselbe an. Bob fragt sich, was er tun kann.

Zunächst sollte darauf hingewiesen werden, dass die Zellen nicht als Text formatiert werden, wenn Excel die nachfolgenden Nullen löscht. Sie müssen die Zellen als Text formatieren, bevor Sie etwas in sie einfügen, oder Sie müssen dem Eintrag ein Apostroph voranstellen. In beiden Fällen sollten die nachgestellten Nullen an Ort und Stelle bleiben.

Eine andere Möglichkeit, die Einträge in Text zu zwingen, besteht darin, sie auf irgendeine Weise zu ändern.

Beispielsweise könnten Sie „Reg 820.200“ anstelle von „820.200“ eingeben. Oder Sie können den Zeitraum nach dem 820 durch ein Leerzeichen oder einen Bindestrich ersetzen. Jede dieser und viele weitere Methoden würde erzwingen, dass der Eintrag als Text behandelt wird.

Selbst wenn Sie die Eingabe von Informationen in Text erzwingen, wird das Sortierproblem dadurch jedoch nicht gelöst. Sortieren Sie eine Reihe dieser Zellen, und sie werden weiterhin in einer Reihenfolge angezeigt, die Sie nicht möchten:

820.190 820.2 820.20 820.200 820.201 820.25 820.27

Der Grund dafür ist, dass die Sortierung von links nach rechts erfolgt und in diesem Schema „.20“ immer vor „.200“ steht, was immer vor „.25“ steht. Die einzige Möglichkeit, dies zu umgehen, besteht darin, die Struktur der Zahlen so zu ändern, dass (in diesem Fall) immer drei Ziffern nach dem Dezimalpunkt stehen:

820.002 820.020 820.025 820.027 820.190 820.200 820.201

Dies ergibt zwar die richtige Sortierreihenfolge, beeinträchtigt jedoch die ursprüngliche Absicht: die im staatlichen Nummerierungssystem verwendete Nummerierung anzupassen. Wenn Sie diesem Nummerierungsschema treu bleiben möchten, besteht die einzige Lösung darin, drei Spalten für Ihre Nummerierung zu verwenden. Die erste Spalte wären die Regierungsnummern, die als Text eingegeben werden. Die zweite Spalte ist der Teil dieser Zahlen links vom Dezimalpunkt, abgeleitet mit einer Formel:

=LEFT(A1,FIND(".",A1)-1)

Die dritte Spalte wäre der Teil rechts vom Dezimalpunkt, der mit der folgenden Formel abgeleitet wird:

=RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND(".",A1))

Wenn die drei Spalten vorhanden sind, können Sie Ihre Sortierung anhand des Inhalts der zweiten und dritten Spalte durchführen. Nachdem die Zahlen sortiert wurden, können Sie die zweite und dritte Spalte nach Bedarf ausblenden.

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Dieser Tipp (3836) gilt für Microsoft Excel 97, 2000, 2002 und 2003. Eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Excel (Excel 2007 und höher) finden Sie hier:

Sortieren von Dezimalwerten.