Chris fragte, ob es eine Möglichkeit gebe, eine große Arbeitsmappe zu „komprimieren“, um das Speichern, Öffnen und Schließen zu beschleunigen. Die kurze Antwort lautet: Nein, es gibt keinen Weg – im Gegensatz zu Datenbankprogrammen (Microsoft Access) verfügt Excel nicht über eine Funktion zum Komprimieren einer Datei.

Abgesehen davon gibt es Dinge, die Sie tun können, um die Dinge zu beschleunigen, insbesondere wenn Sie die Arbeitsmappe schon eine Weile verwenden. Arbeitsmappen neigen dazu, im Laufe der Zeit „aufgebläht“ zu werden, nur durch routinemäßige Verwendung. Der vielleicht größte Schuldige sind Makros, da mehrere Änderungen an Makros zu einer Fragmentierung der Speicherung des Makrocodes in einer Arbeitsmappe führen können. Sie können Makromodule exportieren, löschen und importieren, wodurch ein Großteil des Problems behoben wird. Sie können auch einen „Reiniger“ eines Drittanbieters für Makros verwenden, z. B. Rob Boveys CodeCleaner:

http://www.appspro.com/Utilities/CodeCleaner.htm

Sie sollten auch Strg + Ende in Ihrer Arbeitsmappe drücken, um zu sehen, wohin Excel Sie führt. Wenn es weit über die letzte Spalte und Zeile Ihrer tatsächlichen Arbeitsblattdaten hinausgeht, speichert Excel zusätzliche Daten (wenn auch leere Daten) in Ihrer Arbeitsmappe. Löschen Sie die tatsächlichen Spalten und Zeilen rechts oder unterhalb Ihrer Daten und speichern Sie sie erneut.

Sie können auch ein „Speichern unter“ ausführen, um Ihre Arbeitsmappe in einer neuen Datei zu speichern. Vergleichen Sie die Größe der alten und neuen Dateien und behalten Sie die kleinere bei. Wenn dies nicht funktioniert (und Sie Excel 2000 oder höher verwenden), speichern Sie die Arbeitsmappe als HTML-Datei. Verwenden Sie dann Excel, um die gerade gespeicherte HTML-Datei zu öffnen, und speichern Sie die HTML-Datei dann als XLS-Datei. Es ist bekannt, dass diese „Rundreise“ durch das HTML-Format die Dateigröße erheblich reduziert. (Wenn Sie dies tun, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Makros aus der alten Arbeitsmappe exportieren und in die neue importieren. Makros überleben keine HTML-Roundtrip-Erfahrung.)

Überprüfen Sie, ob Ihre Arbeitsmappe Nicht-Excel-Objekte wie Grafiken, Audiodateien oder andere eingebettete Objekte enthält. Diese können ziemlich viel Speicherplatz beanspruchen. Wenn Sie sie nicht benötigen, löschen Sie sie.

Wenn Ihr Arbeitsblatt mehrere PivotTables enthält, können Sie verschiedene Maßnahmen ergreifen, um die Dateigröße zu verringern. Diese Ideen werden in anderen Ausgaben von ExcelTips.

wiedergegeben Wenn Ihre Arbeitsmappe sehr große Formeln enthält (die für Zeilen immer weiter ausgeführt werden), überprüfen Sie die Formeln, um festzustellen, ob sie auf irgendeine Weise gekürzt werden können. Vielleicht könnten Sie gemeinsame Teile von Formeln extrahieren und sie als „Unterformeln“ definierten Namen zuweisen und dann auf die Namen in Ihren größeren Formeln verweisen. Dies spart insbesondere Platz, wenn die Formel an vielen Stellen in der Arbeitsmappe verwendet wird.

Durch die Verwendung der Excel-Funktion „Änderungen verfolgen“ können Arbeitsmappen größer werden, insbesondere wenn Sie einen Änderungsverlauf führen. Deaktivieren Sie die Funktion, wenn Sie sie nicht wirklich benötigen.

Wenn Sie keine Möglichkeit finden, die Größe Ihrer Datei zu verringern, und diese immer noch langsam geladen wird, stellen Sie sicher, dass die tatsächliche Verlangsamung nicht auf Ihre Antivirensoftware zurückzuführen ist. Wenn Ihre Excel-Dateien überprüft und erneut überprüft werden, kann dies einige Ihrer Dateivorgänge erheblich verlängern – insbesondere, wenn Sie sich in einem Netzwerk befinden.

Schließlich können Sie die Organisation Ihrer Arbeitsmappe jederzeit überdenken. Zum Beispiel hatte ich eine Arbeitsmappe, in der ich versuchte, alles Historische in Bezug auf ein Projekt zu halten. Das Ergebnis war ein riesiges Arbeitsblatt, dessen Laden über das Netzwerk ewig dauerte. Die beste Lösung bestand darin, die nicht mehr benötigten Verlaufsdaten in eine andere Arbeitsmappe zu kopieren und dann mit den neuesten Projektaufzeichnungen zu arbeiten. Dieser Ansatz bot eine dramatische Geschwindigkeitsverbesserung bei Dateivorgängen.

Ähnliche Ansätze könnten mit anderen Daten verfolgt werden. Anstatt beispielsweise Daten für alle Clients in einer einzigen Arbeitsmappe zu speichern, können Sie die Daten jedes Clients in einer eigenen Arbeitsmappe ablegen. Der Vorteil ist, dass die einzelnen Arbeitsmappen einfacher zu öffnen und zu bearbeiten sind als die große einzelne Arbeitsmappe. Sie können dann andere Funktionen in Excel (einschließlich Makros, falls gewünscht) verwenden, um Daten aus den verschiedenen Arbeitsmappen zu extrahieren und zusammenfassende Berichte zu erstellen.

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Dieser Tipp (2402) gilt für Microsoft Excel 97, 2000, 2002 und 2003.