Angenommen, Sie haben zwei Arbeitsmappen, mit denen Sie Verkäufe im aktuellen Monat verfolgen, 2011NovemberA.xls und 2011NovemberB.xls, und 2011NovemberA.xls enthält Links zu Daten in 2011NovemberB.xls. Wenn es an der Zeit ist, die Arbeitsmappen für den neuen Monat zu kopieren, fragen Sie sich möglicherweise, wie Sie alle Links in der ersten Arbeitsmappe am besten aktualisieren können, damit sie auf die zweite Arbeitsmappe für den neuen Monat verweisen.

Um Arbeitsmappen für den neuen Monat vorzubereiten, öffnen die meisten Benutzer einen Windows-Ordner und kopieren die Arbeitsmappendateien in Windows, nicht einmal in Excel.

Auf diese Weise können Sie jedoch sicherstellen, dass Sie die Dateien am besten aktualisieren. Eine einfachere Möglichkeit besteht darin, Windows zu umgehen und in Excel zu speichern. Befolgen Sie diese allgemeinen Schritte:

  1. Öffnen Sie sowohl 2011NovemberA.xls als auch 2011NovemberB.xls in Excel.

  2. Verwenden Sie Speichern unter, um die Datei 2011NovemberB.xls unter dem Namen 2011DecemberB.xls zu speichern.

  3. Verwenden Sie Speichern unter, um die Datei 2011Novemberxls unter dem Namen 2011DecemberA.xls zu speichern.

Im Rahmen des Speicherns von 2011DecemberB.xls (Schritt 2) aktualisiert Excel automatisch alle Links in 2011NovemberA.xls, sodass sie auf den neuen Dateinamen verweisen. Wenn Sie dann 2011DecemberA.xls speichern (Schritt 3), schließen Sie den Zyklus ab und erhalten die neuen Arbeitsmappen für den neuen Monat, wobei die Dateien des letzten Monats noch auf der Festplatte sicher sind.

Wenn das Speichern der Dateien unter neuen Namen in Excel aus irgendeinem Grund nicht möglich ist (möglicherweise hat bereits eine andere Person eine Kopie der Arbeitsmappe für den neuen Monat erstellt und Änderungen an der Datei vorgenommen), müssen Sie die Datei manuell bearbeiten Links. Glücklicherweise können Sie die Funktionen zum Suchen und Ersetzen von Excel verwenden, um bei dieser Aufgabe zu helfen:

  1. Öffnen Sie die Datei 2011DecemberA.xls.

  2. Drücken Sie Strg + H, um die Registerkarte Ersetzen des Dialogfelds Suchen und Ersetzen anzuzeigen. (Siehe Abbildung 1.)

  3. Geben Sie im Feld Suchen nach den Stammteil des alten Arbeitsblattnamens (2011NovemberB) ein.

  4. Geben Sie im Feld Ersetzen durch den Stammteil des neuen Arbeitsblattnamens (2011DecemberB) ein.

  5. Klicken Sie auf Alle ersetzen.

Excel durchläuft das gesamte Arbeitsblatt – einschließlich der Links – und nimmt Änderungen am entsprechenden Text vor.

Ein anderer Ansatz besteht darin, Ihre monatlichen Dateien als Ganzes zu verarbeiten. Mit anderen Worten, die Dateinamen spiegeln nicht den Monat wider, sondern legen alle Arbeitsmappen für den Monat in einem einzigen Ordner ab, der nach dem Monat benannt ist. In diesem Szenario können Sie einen November-Ordner haben und dann eine Kopie des gesamten Ordners erstellen und ihn Dezember nennen. Sie hätten dann doppelte Kopien der Arbeitsmappen in separaten Ordnern. Sie können unabhängig voneinander mit ihnen arbeiten, solange Sie nicht versuchen, dieselbe Arbeitsmappe aus beiden Monaten gleichzeitig zu öffnen. (In Excel können Sie nicht mehrere Arbeitsmappen mit demselben Namen öffnen.)

Wenn Sie Ihre Verknüpfungsstrategie flexibler gestalten möchten, können Sie jederzeit die INDIRECT-Funktion verwenden. Angenommen, Ihr Link sieht ungefähr so ​​aus:

=[2011NovemberB.xls]Sheet1!B3

Sie können den Namen der Quelldatei (2011NovemberB.xls) in eine Zelle im aktuellen Arbeitsblatt (z. B. D5) einfügen und den obigen Ausdruck durch einen solchen ersetzen:

=INDIRECT("[" & D5 & "]Sheet1!B3")

Wenn Sie den Inhalt der Zelle D5 in einen anderen Dateinamen ändern, wird diese Datei zur neuen Datenquelle. Es gibt jedoch ein paar „Gottchas“.

Zunächst müssen Sie die Datei, die das Ziel des Links ist, manuell öffnen. Excel erledigt das nicht für Sie wie bei einem normalen Link.

Außerdem lösen Arbeitsmappendateinamen, die Leerzeichen enthalten, die INDIRECT-Formel. Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Dateinamen möglicherweise Leerzeichen enthalten, sollten Sie die Formel folgendermaßen ändern:

=INDIRECT("['" & D5 & "']Sheet1!B3")

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Dieser Tipp (3447) gilt für Microsoft Excel 97, 2000, 2002 und 2003. Eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Excel (Excel 2007 und höher) finden Sie hier:

Aktualisieren von Links in kopierten Dateien.