Keval hat einen Tisch mit über 5.000 Studenten, verteilt auf 22 Studiengänge. Gegen den Namen jedes Schülers in jeder Zeile dieser Tabelle wird der Kurs angegeben, in dem der Schüler registriert ist. Keval möchte auf einem anderen Arbeitsblatt einen Kursnamen in Zelle A1 einfügen und dann ab Zeile 3 eine Excel-Anzeige aller Teilnehmer dieses Kurses aus der Liste ziehen lassen. Er fragt sich, ob es einen Weg gibt, dies mit einer Formel zu tun.

Die beste Lösung für dieses Problem hängt zu einem großen Teil davon ab, wie Ihre Quelldaten organisiert sind. Wenn Sie nur zwei Spalten haben (Schülername und Kursname), müssen Sie möglicherweise nicht einmal ein zweites Arbeitsblatt verwenden. Stattdessen können Sie die Filterfunktionen von Excel verwenden. Filtern Sie einfach nach dem Inhalt der Spalte, die den Kursnamen enthält, und Sie können die Anzeige einfach auf die Teilnehmer des Kurses beschränken.

Wenn die Informationen im zweiten Arbeitsblatt angezeigt werden müssen, verwenden Sie möglicherweise am besten eine Array-Formel, um die Schüler zu extrahieren. Geben Sie den gewünschten Kurs in Zelle A1 und dann die folgende Formel in Zelle A3 ein:

=IF(COUNTIF(Sheet1!$B$1:$B$5000,$A$1)<ROW()-2,"", INDEX(Sheet1!$A$1:$A$5000,SMALL(IF(Sheet1!$B$1:$B$5000=$A$1, ROW(Sheet1!$B$1:$B$5000)),ROW()-2)))

Denken Sie daran: Dies ist eine einzelne Formel, die Sie durch Drücken von Strg + Umschalt + Eingabetaste in die Zelle eingeben müssen. Kopieren Sie die Formel nach unten in genügend Zellen, um Ihre größte Klasse aufzunehmen. Die Formel geht auch davon aus, dass die Quelldaten in den Zeilen 1 bis 5000 enthalten sind. Ist dies nicht der Fall, möchten Sie die Formel so ändern, dass sie den entsprechenden Bereich widerspiegelt.

Ein anderer Ansatz besteht darin, eine PivotTable basierend auf der Studenten- / Kursliste zu erstellen. Sie müssen lediglich sicherstellen, dass sich sowohl das Kursname- als auch das Schülernamenfeld im Bereich „Zeile“ der PivotTable befinden. Wenn Sie das Feld für den Kursnamen an die erste Stelle und das Feld für den Schülernamen an zweiter Stelle setzen, erhalten Sie eine Liste aller Kurse mit den Schülern unter jedem Kursnamen.

Wenn Ihren Quelldaten zusätzliche Informationen zugeordnet sind (z. B. Noten, Adressen, Buchzuweisungen usw.), sollten Sie in Betracht ziehen, mit einem tatsächlichen Datenbankprogramm wie Access zu arbeiten. Sie können Daten mit Tools bearbeiten und extrahieren, die denen in Excel überlegen sind.

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Dieser Tipp (12347) gilt für Microsoft Excel 2007 und 2010. Eine Version dieses Tipps für die ältere Menüoberfläche von Excel finden Sie hier:

Zusammenstellen einer Liste von Studenten in einem Kurs.