Carol fragte, ob es in Excel eine Möglichkeit gibt, Dropdown-Listen zu erstellen, sodass die zweite Dropdown-Liste von der Auswahl in der ersten Dropdown-Liste abhängt.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diese Aufgabe zu erfüllen, von einfachen Formeln bis hin zu komplexen Makros. Die von Ihnen gewählte Methode hängt am direktesten von der Art der Dropdown-Listen ab, die Sie erstellen möchten. Es gibt tatsächlich drei Arten von Dropdown-Listen, die Sie in Excel erstellen können:

Validierungslisten . * Wenn Sie die Eingabe in bestimmten Zellen einschränken möchten, können Sie Dropdown-Validierungslisten erstellen.

Formslisten . * Mit den Formularwerkzeugen (Registerkarte Entwickler der Multifunktionsleiste, Gruppe Steuerelemente, Werkzeug Einfügen) können Sie Dropdown-Listen erstellen. Diese sind großartig, wenn Sie ein geschütztes Excel-Formular erstellen möchten.

Userforms . * Dies sind Dialogfelder, die im VBA-Editor erstellt wurden. Sie „führen“ ein Benutzerformular aus, indem Sie es von einem Makro aus aufrufen. Dies ist die vielseitigste Form der Benutzeroberfläche, da Sie den größten Spielraum für das haben, was der Benutzer sieht. (Zum Erstellen sind außerdem die fortgeschrittensten Excel-Kenntnisse erforderlich.)

Anstatt zu diskutieren, wie abhängige Dropdown-Listen basierend auf jeder dieser Arten von Dropdown-Listen erstellt werden, werde ich die einfachste Methode untersuchen, die für die meisten Menschen ausreicht. Wenn Sie die INDIRECT-Funktion zusammen mit Datenüberprüfungslisten verwenden, ist es recht einfach, das gewünschte Ergebnis zu erhalten:

  1. Erstellen Sie in einem leeren Arbeitsblatt in Ihrer Arbeitsmappe eine Liste der Elemente, die in der ersten Dropdown-Liste enthalten sein werden. Erstellen Sie beispielsweise eine Liste der Abteilungen in Ihrem Unternehmen, z. B. Vertrieb, Forschung, Geschäftsleitung, Produktion usw. (Dies sollten Einträge mit einem Wort in der Liste sein.)

  2. Wählen Sie die Liste der Elemente aus, die Sie in Schritt 1 erstellt haben, und benennen Sie den Bereich mit einem Namen wie „Abteilungen“.

  3. Erstellen Sie im selben Arbeitsblatt eine Liste der Elemente, die in der sekundären Dropdown-Liste angezeigt werden können. Für jeden Eintrag in der Liste, die Sie in Schritt 1 erstellt haben, sollte eine Liste vorhanden sein. Sie können beispielsweise eine Liste des Verkaufspersonals, eine Liste des Forschungspersonals usw. erstellen.

  4. Wählen Sie Liste für Liste die Listen aus, die Sie in Schritt 3 erstellt haben. Geben Sie jeder Liste einen Einzelwortnamen, der mit den in Schritt 1 in der Liste verwendeten Namen übereinstimmt, d. H. Vertrieb, Forschung, Führungskraft usw.

  5. Wechseln Sie zu dem Arbeitsblatt, in dem die Dropdown-Listen angezeigt werden sollen.

  6. Wählen Sie die Zellen aus, in die Benutzer Elemente aus Ihrer ersten Liste eingeben können sollen – die in Schritt 1 erstellte.

  7. Zeigen Sie die Registerkarte Daten des Menübands an.

  8. Klicken Sie in der Gruppe Datentools auf die Option Datenüberprüfung. Excel zeigt das Dialogfeld Datenüberprüfung an. (Siehe Abbildung 1.)

  9. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Zulassen die Option Liste.

  10. Geben Sie im Feld Quelle ein Gleichheitszeichen gefolgt von dem Namen ein, den Sie in Schritt 2 erstellt haben. Beispiel: Abteilungen.

  11. OK klicken. Sie haben jetzt festgelegt, dass nur Informationen aus Ihrer ersten Liste in die in Schritt 6 ausgewählten Zellen eingegeben werden können.

  12. Wählen Sie die Zellen aus, in denen Benutzer Elemente aus den abhängigen Listen eingeben können sollen. Wählen Sie beispielsweise die Zellen rechts neben den Zellen aus, die Sie in Schritt 6 ausgewählt haben.

  13. Zeigen Sie die Registerkarte Daten des Menübands an.

  14. Klicken Sie in der Gruppe Datentools auf die Option Datenüberprüfung. Excel zeigt erneut das Dialogfeld Datenüberprüfung an.

  15. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Zulassen die Option Liste.

  16. Geben Sie im Feld Quelle eine Formel ein, die die Funktion INDIREKT verwendet. Wenn die erste Zelle des in Schritt 11 ausgewählten Bereichs Zelle B3 ist und Sie möchten, dass diese erste Zelle von der Auswahl in Zelle A3 abhängt, verwenden Sie die folgende Formel:

  17. OK klicken.

Das ist es. Jetzt können Benutzer nur dann aus Ihrer Hauptliste auswählen, wenn sie eine der in Schritt 6 angegebenen Zellen verwenden, und aus den entsprechenden abhängigen Listen, wenn sie eine der Zellen in Schritt 12 auswählen.

Es gibt viele verschiedene Variationen dieses Ansatzes (unter Verwendung der Datenvalidierung). Weitere Informationen zu einigen dieser Ansätze finden Sie auf den folgenden Webseiten:

http://www.ozgrid.com/download/ (download the MatchingLists.zip file)

http://www.contextures.com/xlDataVal02.html

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Dieser Tipp (10545) gilt für Microsoft Excel 2007 und 2010. Eine Version dieses Tipps für die ältere Menüoberfläche von Excel finden Sie hier:

Erstellen abhängiger Drop-Listen.