Brian bereitet eine Arbeitsmappe vor, die von Personen ohne umfangreiche Excel-Erfahrung verwendet wird. Er möchte eine Möglichkeit, sie problemlos in eine PDF-Datei drucken zu lassen, möglicherweise per Knopfdruck. Er hat keine Kontrolle darüber, welche Version von Excel oder welches Betriebssystem die Benutzer haben, aber er fragt sich, ob es eine Möglichkeit gibt, diese Art der Ausgabe zu erreichen.

Das Drucken in PDF ist relativ einfach, wenn Ihre Benutzer Windows 10 verwenden, da es (endlich!) Einen nativen PDF-Druckertreiber enthält. Leider gibt Brian an, dass er keine Kontrolle über das Betriebssystem seiner Benutzer hat, was bedeutet, dass er nicht davon ausgehen kann, dass sie über die in Windows 10 eingeführten nativen PDF-Ausgabefunktionen verfügen.

Glücklicherweise bietet Excel (seit mindestens Excel 2007) eine Möglichkeit zum Exportieren in eine PDF-Datei. Sie müssen lediglich Speichern unter auswählen (am einfachsten drücken Sie F12) und dann in der Dropdown-Liste Dateityp die Option PDF auswählen. Die Ausgabe wird automatisch in einer PDF-Datei gespeichert.

Wenn Sie einen Ansatz mit nur einer Schaltfläche bevorzugen, können Sie Ihre Benutzer anweisen, der Symbolleiste für den Schnellzugriff ein eher esoterisches Tool hinzuzufügen:

  1. Zeigen Sie das Dialogfeld Excel-Optionen an. (Klicken Sie in Excel 2007 auf die Schaltfläche Office und dann auf Excel-Optionen. Zeigen Sie in Excel 2010 und späteren Versionen die Registerkarte Datei des Menübands an und klicken Sie dann auf Optionen.)

  2. Klicken Sie auf der linken Seite des Dialogfelds auf Anpassen (Excel 2007) oder Symbolleiste für den Schnellzugriff (Excel 2010 oder neuere Versionen). (Siehe Abbildung 1.)

  3. Verwenden Sie die Dropdown-Liste Befehle auswählen aus, um Alle Befehle auszuwählen.

  4. Wählen Sie in der Liste der Befehle die Option Als PDF oder XPS veröffentlichen.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Der Befehl wird auf die rechte Seite des Bildschirms kopiert.

  6. OK klicken.

Wenn Sie auf dieses neue Tool klicken, wird ein Dialogfeld angezeigt, das dem Dialogfeld Speichern unter sehr ähnlich sieht, mit der Ausnahme, dass alle Einstellungen für das „Veröffentlichen“ als PDF-Datei korrekt sind.

Sie können auch ein Makro erstellen, das dieselbe Veröffentlichungsaufgabe ausführt.

Das Makro ist ein guter Ansatz, wenn Sie die vollständige Kontrolle darüber haben möchten, was in der erstellten PDF-Datei enthalten ist.

Sub ExportPDF()

Dim sFile As String

sFile = Application.DefaultFilePath & "\" & _       ActiveWorkbook.Name & ".pdf"



Sheets("Sheet1").Select     ActiveSheet.PageSetup.PrintArea = "D6:K57"

ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _       Filename:= sFile, Quality:=xlQualityStandard, _       IncludeDocProperties:=True, IgnorePrintAreas:=False, _       OpenAfterPublish:= True End Sub

Das Makro fügt einen Dateinamen in die Variable sFile ein. Sie sollten dies wie gewünscht ändern. Das Makro gibt dann einen Druckbereich an, der in die PDF-Datei aufgenommen werden soll. In diesem Fall ist es der Bereich D6: K57 auf Blatt1. Sie möchten dies natürlich ändern, um Ihren Anforderungen zu entsprechen.

Wenn Sie sich für die Makroroute entscheiden, können Sie Ihrer Arbeitsmappe eine Schaltfläche zum Ausführen des Makros hinzufügen, damit Ihre Benutzer die gewünschte PDF-Ausgabe einfach erstellen können.

ExcelTips ist Ihre Quelle für kostengünstige Microsoft Excel-Schulungen.

Dieser Tipp (13467) gilt für Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 und 2016.