Die Datenüberprüfungsfunktion von Excel ist sehr praktisch. Mit dieser Funktion können Sie einen Wertebereich angeben, der für Benutzereingaben als akzeptabel angesehen wird. Normalerweise erwartet Excel, dass Sie Ihren Validierungsbereich so angeben, dass er sich auf demselben Arbeitsblatt befindet, in dem Sie die Validierungsregel definieren. Wenn Sie versuchen, einen Bereich einzugeben, der sich in einem anderen Arbeitsblatt oder in einer anderen Arbeitsmappe befindet, wird Excel blockiert und es wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Was ist, wenn Sie möchten, dass sich der Validierungsbereich in einem anderen Arbeitsblatt befindet, damit Sie das aktuelle Arbeitsblatt nicht mit fremden Daten überladen? Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, die folgenden allgemeinen Schritte auszuführen:

  1. Wählen Sie den Zellenbereich aus, den Sie als Datenüberprüfungswerte verwenden möchten.

  2. Zeigen Sie die Registerkarte Formeln des Menübands an.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Definierte Namen auf das Werkzeug Name definieren. Excel zeigt das Dialogfeld Neuer Name an.

  4. Geben Sie einen eindeutigen Namen für Ihren Datenüberprüfungsbereich ein, z. B. MyValRange, und klicken Sie dann auf OK.

  5. Wählen Sie die Zelle aus, für die Sie eine Validierungsregel definieren möchten.

  6. Zeigen Sie die Registerkarte Daten des Menübands an.

  7. Klicken Sie in der Gruppe Datentools auf das Datenüberprüfungstool. Excel zeigt das Dialogfeld Datenüberprüfung an.

  8. Verwenden Sie die Dropdown-Listen Zulassen und Daten, um anzugeben, wie Excel die Daten validieren soll. Abhängig von Ihrer Auswahl werden im Dialogfeld die Felder Wert, Minimum oder Maximum angezeigt.

  9. Geben Sie in den entsprechenden Feldern (Wert, Minimum oder Maximum) in Schritt 3 den Namen an, den Sie Ihrem Datenüberprüfungsbereich gegeben haben. Beispielsweise können Sie MyValRange eingeben.

  10. Klicken Sie auf OK.

Dieser Ansatz funktioniert hervorragend, wenn sich der Datenüberprüfungsbereich in derselben Arbeitsmappe befindet. Was ist, wenn Sie einen Datenüberprüfungsbereich verwenden möchten, der sich vollständig in einer anderen Arbeitsmappe befindet? Sie können Excel dazu verleiten, Ihre externe Referenz zu akzeptieren, wenn Sie in Schritt 7 eine Formel wie die folgende eingeben:

=INDIRECT("[Book2]Sheet1!D6")

Diese Formel verwendet die INDIRECT-Funktion, um den Wert in einer Zelle in einem anderen Arbeitsblatt zurückzugeben, und die Datenüberprüfungsfunktion akzeptiert ihn problemlos. In diesem Fall befindet sich die zu prüfende Zelle in Zelle D6 auf Blatt1 von Buch2. Damit dies funktioniert, müssen Sie sicherstellen, dass Book2 gleichzeitig mit Ihrer Hauptarbeitsmappe geöffnet ist.

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Dieser Tipp (8191) gilt für Microsoft Excel 2007 und 2010. Eine Version dieses Tippes für die ältere Menüoberfläche von Excel finden Sie hier:

Externe Datenvalidierung.