Karen beschrieb ein Problem, bei dem eine gemeinsam genutzte Arbeitsmappe, die in einem Unternehmensnetzwerk gespeichert ist, regelmäßig alle zuvor enthaltenen Daten verliert. Bei dem Versuch, das Problem aufzuspüren, führte Karen Tests durch, bei denen sie und ihre Mitarbeiter versuchten, die Datei gleichzeitig zu öffnen und zur gleichen Zeit zu speichern, aber bei allen Tests blieben die Daten intakt. Dennoch berichtet sie, dass es Zeiten gibt, in denen die Arbeitsmappendaten einfach gelöscht werden. sauber gewischt.

Dieses Problem ist möglicherweise ein hervorragendes Beispiel dafür, warum sich viele Menschen weigern, freigegebenen Arbeitsmappen in Excel zu vertrauen. Viele Leute haben ähnliche Erfahrungen gemacht, bei denen Daten beschädigt wurden, Informationen überschrieben werden oder Daten einfach vollständig verschwinden. Alle Probleme wurden auf die Tatsache zurückgeführt, dass eine Arbeitsmappe freigegeben wurde, und die Probleme verschwanden, als die Freigabe deaktiviert wurde.

Dies führt zu dem ersten Vorschlag: Teilen Sie die Arbeitsmappe nicht. Wenn Sie es „freigegeben“ haben, kann jeweils nur eine Person die Arbeitsmappe öffnen, was die Komplexität verringert und die Wahrscheinlichkeit von Korruption verringert.

Wenn die in der Arbeitsmappe enthaltenen Daten umfangreich sind und von mehreren Benutzern gemeinsam genutzt werden müssen, sollten Sie eine Konvertierung in ein Programm in Betracht ziehen, das für eine bessere Datenintegrität in einer Mehrbenutzerumgebung wie Access ausgelegt ist.

Wenn dies nicht möglich ist, sollten Sie Änderungen in Excel verfolgen aktivieren (eine Option, die verfügbar ist, wenn Sie die Arbeitsmappe freigeben), damit ein Änderungsverlauf beibehalten wird. Auf diese Weise können Sie sehen, wer zuletzt eine Arbeitsmappe geändert hat. Wenn Sie die Arbeitsmappe öffnen und feststellen, dass die Daten fehlen, kann die Überprüfung des Änderungsverlaufs tatsächlich ergeben, dass die Daten – wahrscheinlich versehentlich – von einem Benutzer gelöscht wurden.

Natürlich ist es möglich, dass der Änderungsverlauf nicht die Informationen enthält, die Sie sich erhoffen. Der Grund, warum das Freigeben einer Arbeitsmappe zu einer Beschädigung der Daten führen kann, ist die Art und Weise, wie Excel Benutzern das Arbeiten mit Daten ermöglicht. In einem Programm wie Access werden Daten Datensatz für Datensatz abgerufen und bearbeitet. Während der Datensatz von einem Benutzer verwendet wird, kann kein anderer Benutzer Änderungen am Datensatz vornehmen, er kann jedoch Änderungen an anderen Datensätzen vornehmen.

In Excel wird die gesamte Arbeitsmappe auf den Computer des Benutzers übertragen, nicht nur ein einzelner Datensatz aus den Daten in der Arbeitsmappe. In einem Szenario mit gemeinsam genutzten Arbeitsmappen bedeutet dies, dass mehrere Kopien der Arbeitsmappe gleichzeitig geöffnet sind und Excel mit der Lösung potenzieller Datenkonflikte beauftragt ist. Stellen Sie sich das folgende Szenario vor:

  • Benutzer 1 öffnet die Arbeitsmappe, dh eine Kopie der Arbeitsmappe befindet sich jetzt in seinem Systemspeicher.

  • Zehn Minuten später öffnet Benutzer 2 die freigegebene Arbeitsmappe. Diese Version, die sich jetzt im Speicher des Systems von Benutzer 2 befindet, enthält keine der Änderungen, die Benutzer 1 in den letzten 10 Minuten vorgenommen hat.

  • Fünf Minuten später speichert Benutzer 2 die freigegebene Arbeitsmappe, arbeitet jedoch weiter.

  • Zwei Minuten später öffnet Benutzer 3 die freigegebene Arbeitsmappe. Diese Version wurde von Benutzer 2 gerade gespeichert und enthält weder von Benutzer 1 vorgenommene Änderungen noch zusätzliche Änderungen, die Benutzer 2 seit dem letzten Speichern vorgenommen hat.

  • Dreizehn Minuten später speichern alle drei Benutzer ihre Versionen der freigegebenen Arbeitsmappe und beenden Excel.

Kann jemand in diesem 30-minütigen Szenario feststellen, welche Änderungen der Benutzer in der endgültigen Version der Arbeitsmappe gespeichert sind? Welche Änderungen sollen gespeichert werden? Wenn Sie die Auswirkungen eines solchen Szenarios berücksichtigen (und dieses Szenario ist nicht ungewöhnlich), können Sie erkennen, warum viele Benutzer vorschlagen, Excel nicht in einer gemeinsam genutzten Umgebung zu verwenden.

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Dieser Tipp (12107) gilt für Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 und 2016.

Eine Version dieses Tipps für die ältere Menüoberfläche von Excel finden Sie hier:

Daten in einer freigegebenen Arbeitsmappe verlieren.