Barnabas verwendet Excel, um purchase order s zu erstellen, eine Bestellung pro Arbeitsmappe. Er hat eine Excel-Vorlage erstellt, die eine Tabelle aller Anbieter enthält. Er möchte, dass diese Tabelle, die er regelmäßig aktualisiert, allen POs in Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft zur Verfügung steht. Es ist automatisch für alle neuen Arbeitsmappen verfügbar, die Barnabas basierend auf dieser Vorlage erstellt, jedoch nicht für zuvor erstellte Arbeitsmappen. Er fragt sich, ob es eine Möglichkeit gibt, die aktuelle Lieferantenliste für alle Bestellungen zugänglich zu machen.

Bevor Sie Optionen diskutieren, müssen Sie verstehen, dass sich die Idee einer Vorlage in der Excel-Welt stark von der Idee einer Vorlage in der Microsoft Word-Welt unterscheidet. (Junge, das ist eine Zungenbrecher-Kombination – „Wortwelt“.) In Excel ist eine Vorlage ein Ausgangspunkt für eine Arbeitsmappe. Sobald die Arbeitsmappe aus der Vorlage erstellt wurde, besteht keine Beziehung mehr zwischen der Arbeitsmappe und der Vorlage, auf der diese Arbeitsmappe basiert.

Vergleichen Sie dies mit Word, wo eine Vorlage ein Ausgangspunkt für ein Dokument ist, aber eine Beziehung zwischen dem Dokument und der Vorlage, auf der es basiert, beibehalten wird. Sie können die Vorlage aktualisieren (Stiländerungen, Makros usw.), und jedes auf dieser Vorlage basierende Dokument erbt diese Aktualisierungen.

Wo bleibt uns also Excel? Dies bedeutet, dass Sie die Vorlage zwar aktualisieren können, diese Aktualisierungen jedoch keinerlei Auswirkungen auf Arbeitsmappen haben, die auf dieser Vorlage basieren. Nun, keine Auswirkung auf Arbeitsmappen, die zuvor mit dieser Vorlage erstellt wurden. Die nach den Vorlagenaktualisierungen erstellten Arbeitsmappen basieren auf der aktualisierten Vorlage.

Der logischste Ansatz bei der Verwendung von Excel wäre entweder (a) die Lieferantendaten in einem Arbeitsmappenarbeitsblatt zu verwalten und diese Daten regelmäßig mithilfe eines Makros zu aktualisieren oder (b) die Lieferantendaten in einer eigenen Arbeitsmappe abzulegen – möglicherweise auf einem Netzwerklaufwerk gespeichert – Das muss immer dann geöffnet werden, wenn die Bestellung geöffnet ist.

Welchen Ansatz Sie verwenden (a oder b), hängt davon ab, was Sie als die beste langfristige Lösung für die Art und Weise ansehen, wie Sie die Lieferantendaten und die PO-Arbeitsmappen verwenden. Die Implementierung der beiden Strategien ist wahrscheinlich zu komplex, um hier darauf einzugehen, da eine solche Implementierung stark davon abhängt, wie Sie Ihre Arbeit erledigen. Es ist jedoch leicht zu planen. Angenommen, Sie möchten die erste Strategie verwenden. Ihre Schritte können Folgendes umfassen:

  • Bestimmen Sie, wo die Vorlage mit der Lieferantendatentabelle gespeichert ist.

  • Erstellen Sie ein Makro zum automatischen Öffnen, das ausgeführt wird, wenn die PO-Arbeitsmappe geöffnet wird. Es bestimmt, ob auf die Vorlage zugegriffen werden kann und ob die Daten in der Vorlage aktualisiert wurden, möglicherweise unter Verwendung einer Versionsnummer eines Typs.

  • Wenn die Lieferantendaten aktualisiert wurden, löschen Sie die Lieferantendaten in der PO-Arbeitsmappe und kopieren Sie das Lieferantendaten-Arbeitsblatt aus der Vorlage.

  • Aktualisieren Sie die interne Revisionsnummer. (Dies kann tatsächlich ein Wert sein, der im Arbeitsblatt für Lieferantendaten gespeichert ist.)

  • Schließen Sie die Vorlage, da sie zu diesem Zeitpunkt nicht mehr benötigt wird.

  • Speichern Sie die PO-Arbeitsmappe.

Wenn Sie die zweite Strategie implementieren möchten, müssen Sie sich immer noch auf einige Makros verlassen. Sie können die folgenden Schritte umfassen:

  • Erstellen Sie ein Makro zum automatischen Öffnen, das ausgeführt wird, wenn die PO-Arbeitsmappe geöffnet wird. Es bestimmt, ob die Arbeitsmappe für Lieferantendaten geöffnet ist, wodurch sichergestellt wird, dass ihre Daten verfügbar sind.

  • Wenn die Arbeitsmappe mit Lieferantendaten nicht verfügbar ist, zeigen Sie eine Meldung an, die den Benutzer darüber informiert, und lehnen Sie die Weiterleitung ab. (Eine gute Idee ist es, die PO-Arbeitsmappe einfach zu schließen, da die erforderlichen Daten nicht verfügbar sind.)

In diesem zweiten Szenario müssen Sie lediglich sicherstellen, dass der Ordner, in dem die Arbeitsmappe mit Herstellerdaten gespeichert ist, im XLStart-Ordner gespeichert ist. (Alles in diesem Ordner wird automatisch geladen, wenn Sie Excel starten.) Wenn dies auf mehreren Systemen funktionieren soll, müssen Sie natürlich herausfinden, wie die Arbeitsmappe mit Herstellerdaten in den XLStart-Ordner jedes dieser Systeme verschoben wird . Auch dies kann getan werden, aber es bedeutet einfach mehr Überprüfungen und herauszufinden, was passieren sollte, um „es so zu machen“.

Unabhängig davon, für welchen Ansatz Sie sich entscheiden, ist eine umfangreiche Planung erforderlich, die auf Ihre Computerumgebung und Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnitten ist, sowie eine spezielle Entwicklungszeit.

Irgendwann müssen Sie sich jedoch der Tatsache stellen, dass Excel möglicherweise nicht das beste Tool für die Verwaltung Ihrer Bestellungen ist. Möglicherweise sind Sie besser dran – und haben Zeit und Geld im Voraus -, um entweder eine spezielle Software zu kaufen oder Ihre eigene Software zu entwickeln, die von einer zentralisierten Datenbank abhängt. Sie können Excel zwar als Datenbank verwenden, es ist jedoch ein schlechter Ersatz für spezielle Datenbanksoftware wie Access, Oracle oder sogar MySQL.

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Dieser Tipp (13760) gilt für Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Excel in Office 365.