Kristine sendet eine Excel-Arbeitsmappe per E-Mail an mehrere Benutzer mit unterschiedlichen Computern, einigen Macs und Windows sowie verschiedenen E-Mail-Systemen (Google Mail, Hotmail, Yahoo, AOL usw.). Wenn sie die Arbeitsmappe versendet, gibt es immer jemanden, der sie nicht so drucken kann, wie sie sie gesendet hat. Daher fragt sie sich, welches Format für die Arbeitsmappe am besten geeignet ist, um sicherzustellen, dass möglichst viele Personen darauf zugreifen können.

Um herauszufinden, welches Format am besten geeignet ist, müssen Sie herausfinden, welche Excel-Versionen von Ihren Empfängern verwendet werden. Sobald Sie diese Informationen haben, sollten Sie einen „kleinsten gemeinsamen Nenner“

verwenden Ansatz: Wählen Sie die älteste Version von Excel aus. Wenn die älteste Version Excel 2007 ist, können Sie XLSX-Dateien verwenden. Wenn jedoch jemand Excel 2003 oder älter verwendet, müssen Sie das XLS-Format verwenden.

Natürlich möchten Sie diesen Ansatz mit der Art der Daten und Formeln in Ihrer Arbeitsmappe abwägen. Es nützt Ihnen nichts, ein XLS-Format zu verwenden, wenn Sie Formeln verwenden, die auf Arbeitsblattfunktionen beruhen, die in späteren Versionen von Excel eingeführt wurden. Wenn dies bei Ihren Arbeitsmappen der Fall ist, besteht die einzige Lösung darin, dass Ihre Benutzer auf neuere Versionen von Excel aktualisieren oder die Formeln Ihrer Arbeitsmappe wiederholen, um die neueren Funktionen nicht zu verwenden.

Wenn die Benutzer die Arbeitsmappe nicht wirklich verwenden müssen (sie müssen keine Daten eingeben oder ändern) und nur die Arbeitsmappe ausdrucken müssen, ist dies ein anderer Fischkessel. In einem solchen Fall müssen Sie sich nicht nur um die Excel-Version kümmern, sondern auch um die Windows-Version, die Druckertreiber und die verwendeten Drucker. Excel kann das Drucken basierend auf einem dieser Faktoren ändern. Dies bedeutet, dass ein Arbeitsblatt auf einem System möglicherweise anders gedruckt wird als auf einem anderen, basierend auf diesen Komponenten.

Wenn die Benutzer jedoch nur drucken müssen, sollten Sie in Betracht ziehen, die Excel-Arbeitsmappe überhaupt nicht zu versenden. Erstellen Sie stattdessen eine PDF-Datei der Arbeitsmappe auf Ihrem System und senden Sie die PDF-Datei aus. Beim Drucken einer PDF-Datei besteht eine größere Wahrscheinlichkeit, dass die Ausdrucke von verschiedenen Systemen übereinstimmen, als wenn die ursprüngliche Arbeitsmappe gedruckt wird.

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Dieser Tipp (10159) gilt für Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Excel in Office 365.