Moss baute eine Access-Datenbank seiner Kunden auf und verwendet Excel für die Rechnungsstellung. Er fragt sich, ob es eine Möglichkeit gibt, die Kundeninformationsfelder in Excel zu füllen. Http://www.formville.com/C2_free-invoice-forms.html[invoice]

automatisch aus der Access-Datenbank.

Es gibt einige Möglichkeiten, wie Sie sich dieser Aufgabe nähern können, und jede Methode hat Vor- und Nachteile. Ein relativ einfacher Ansatz besteht (offensichtlich) darin, ganz auf Excel zu verzichten und einfach alles in Access zu erledigen. Einfache Rechnungen können mithilfe von Formularen erstellt werden, und dann müssen Ihre Daten nicht zwischen Programmen übertragen werden.

Wenn Sie die Rechnung lieber in Excel erstellen möchten, können Sie in Excel einen Link zu einer Abfrage in Access erstellen. Sie erstellen eine neue Abfrage, indem Sie die folgenden allgemeinen Schritte ausführen:

  1. Wählen Sie Zelle A1 in einem neuen Arbeitsblatt aus. (Wählen Sie keine Zelle auf Ihrer Rechnung aus.)

  2. Zeigen Sie die Registerkarte Daten des Menübands an.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Externe Daten abrufen auf das Werkzeug Von Zugriff. Excel zeigt das Dialogfeld Datenquelle auswählen an. (Dies ähnelt einem Standarddialogfeld zum Öffnen.)

  4. Verwenden Sie die Steuerelemente im Dialogfeld, um die Access-Datenbank mit Ihren Kundeninformationen zu suchen und auszuwählen.

  5. Klicken Sie auf Öffnen. Excel zeigt das Dialogfeld Tabelle auswählen an, sofern die von Ihnen geöffnete Access-Datenbank mehr als eine Tabelle enthält.

  6. Wählen Sie den Namen der Tabelle oder Abfrage aus, die Ihre Daten enthält.

  7. OK klicken. Excel zeigt das Dialogfeld Daten importieren an.

  8. Verwenden Sie die Steuerelemente im Dialogfeld, um anzugeben, wie und wo die Daten importiert werden sollen.

  9. OK klicken. Excel erfasst die von Ihnen angegebenen Daten und platziert sie im Arbeitsblatt.

Mit den jetzt in Ihrem Arbeitsblatt enthaltenen Zugriffsdaten können Sie mithilfe von Formeln, die verschiedene Suchfunktionen verwenden, von Ihrer Rechnung aus auf die importierten Informationen zugreifen. Die importierten Informationen werden bei jedem Öffnen der Arbeitsmappe aktualisiert.

Ein anderer Ansatz besteht darin, eigene VBA-Makros zu entwickeln, um die Informationen aus der Access-Datenbank abzurufen. Dies ist keine triviale Aufgabe, da Sie wissen müssen, wie Sie über VBA auf Objekte in Excel und Access zugreifen können. Sie müssen auch wissen, wie Sie SQL-Anweisungen zusammenstellen, um nur die gewünschten Daten aus der Datenbank zu extrahieren. Der Vorteil beim Erstellen der Makros besteht darin, dass sie die größtmögliche Flexibilität beim Abrufen und Bearbeiten von Daten bieten.

Das Erstellen der genauen Makros, die Sie benötigen, geht über den Rahmen dieses einfachen Tipps hinaus. Weitere Informationen finden Sie in einigen guten VBA-Programmierbüchern (stellen Sie sicher, dass Sie eines speziell für Access als eines der Bücher erhalten). Die auf der Access MVP-Website verfügbaren Websites können ebenfalls hilfreich sein:

http://www.mvps.org/links.html#Access

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Dieser Tipp (11843) gilt für Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 und 2016.

Eine Version dieses Tipps für die ältere Menüoberfläche von Excel finden Sie hier:

Zugriffsinformationen in Excel ziehen.