Verkleinern der Arbeitsmappengröße (Microsoft Excel)

Nolan bemerkt, dass einige seiner Arbeitsmappen ziemlich groß werden. Er möchte die Größe der Arbeitsmappen verkleinern, ist sich jedoch nicht sicher, welche Ansätze zum Verkleinern die besten Ergebnisse liefern. Er sucht daher nach den besten Vorschlägen, wie er die Größe seiner Arbeitsmappen verkleinern kann.

Bevor Sie sich mit echten „praktischen“ Ideen befassen, die Sie in diesem Bereich anwenden können, sollte ich erwähnen, dass es wichtig ist, herauszufinden, warum die großen Dateigrößen von Belang sein können. Nachdem ich eine Weile darüber nachgedacht habe, gibt es zwei allgemeine Problembereiche, die ich mir ausgedacht habe. Erstens sind Benutzer möglicherweise mit großen Dateien befasst, da die Dateien viel Speicherplatz beanspruchen oder die Übertragung über ein Netzwerk oder das Internet eine Weile dauert. Zweitens können sie besorgt sein, da das Laden und Neuberechnen größerer Dateien länger dauert.

Lassen Sie uns diese beiden Bedenken der Reihe nach diskutieren.

Physical File Size

Die tatsächliche physische Dateigröße einer Arbeitsmappe wird von zwei Hauptfaktoren beeinflusst: den Elementen, die Sie in der Datei speichern, und dem Format, in dem Sie diese Datei speichern. Elemente in der Datei sind Arbeitsblätter, Zeilen und Spalten, Stile, PivotTables, Multimedia (Bilder, Ton und Videos),

Es scheint fast unnötig zu sagen, dass eine Arbeitsmappe aus Arbeitsblättern besteht und diese Arbeitsblätter wiederum aus Zeilen und Spalten bestehen.

Was Sie jedoch möglicherweise nicht erkennen, ist, dass Arbeitsblätter ausgeblendet werden können und dass Arbeitsblätter überflüssige Zeilen und Spalten enthalten können.

Blenden Sie zunächst alle Arbeitsblätter in Ihrer Arbeitsmappe ein. Es ist einfach zu überprüfen, ob Sie etwas versteckt haben. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf eine der Arbeitsblattregisterkarten in der Arbeitsmappe. Wenn im resultierenden Kontextmenü die Option Einblenden ausgewählt werden kann, bedeutet dies, dass Sie Arbeitsblätter ausgeblendet haben. Wählen Sie die Option und Sie sehen ein Dialogfeld, in dem alle ausgeblendeten Arbeitsblätter angezeigt werden. Blenden Sie sie ein und stellen Sie dann fest, ob Sie sie wirklich brauchen oder nicht. Wenn Sie dies nicht tun, löschen Sie sie, um Speicherplatz freizugeben.

Jetzt möchten Sie in jedem der verbleibenden Arbeitsblätter überprüfen, ob von Excel fremde Zeilen oder Spalten gespeichert werden. Am einfachsten ist es, das Arbeitsblatt anzuzeigen und Strg + Ende zu drücken. Dadurch wird ausgewählt, was Excel für die letzte Zeile und Spalte im Arbeitsblatt hält. Wenn es nicht mit der Ihrer Meinung nach letzten Spalte übereinstimmt, löschen Sie einfach alles, was über die letzte Zeile und Spalte hinausgeht.

Hier gibt es eine Einschränkung: Wenn Sie die überflüssigen Zeilen und Spalten löschen (stellen Sie sicher, dass Sie dies in jedem Arbeitsblatt tun), möchten Sie die Arbeitsmappe speichern, Excel neu starten, die Arbeitsmappe neu laden und jedes Arbeitsblatt erneut überprüfen. Dies ist eine „doppelte Überprüfung“, um sicherzustellen, dass Sie die überflüssigen Zeilen und Spalten wirklich gelöscht haben, anstatt sie nur zu löschen.

(Sie müssen tatsächlich gelöscht und nicht gelöscht werden.)

Es gibt noch eine andere Sache, die Sie überprüfen können, wenn es um unnötigen Speicherplatz geht. Sie gilt jedoch nur, wenn Sie Daten aus einer Nicht-Excel-Quelle in Ihre Arbeitsblätter einfügen oder wenn Sie Daten importieren, die von einem Drittanbieterprogramm generiert wurden. In einigen Fällen stellen Sie möglicherweise fest, dass Ihre Daten am Ende von Textwerten Leerzeichen enthalten. Beispielsweise kann die Zelle anstelle von einfachem Text wie „Dies ist mein Beispieltext“ den Text enthalten, gefolgt von mehreren Leerzeichen. Dies erfordert einige Detektivarbeit, um herauszufinden, ob Ihre Zellen zusätzliche Leerzeichen haben. Zu diesem Zweck kann jedoch die folgende Formel hilfreich sein:

Unter Verwendung der TRIM-Funktion zum Entfernen von Leerzeichen am Anfang oder Ende der Zelle zeigt die Formel den Text „Zusätzliche Leerzeichen“ an, wenn die Länge des Zelleninhalts nicht gleich ist. Löschen Sie die zusätzlichen Leerzeichen aus allen beleidigenden Zellen.

Stile können auch Platz in Ihrer Arbeitsmappe beanspruchen. Daher empfiehlt es sich, Stile zu löschen, die Sie möglicherweise nicht verwenden. Die besten Möglichkeiten hierfür finden Sie in einem separaten ExcelTip:

Sie können auch die Anzahl der in einer Arbeitsmappe verwendeten Formatierungsvarianten und die Häufigkeit der Datenüberprüfung reduzieren. Diese können die Größe einer Arbeitsmappe erhöhen. Sie sollten daher insbesondere überprüfen, ob die Formatierung und Datenüberprüfung nicht auf leere Zellen angewendet wird.

Wenn Ihre Arbeitsmappe PivotTables enthält, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass dies die Größe Ihrer Arbeitsmappendateien erheblich erhöhen kann. Es gibt jedoch eine Möglichkeit, PivotTables weiterhin zu verwenden, aber die Gesamtgröße Ihrer Arbeitsmappe zu verringern. Diese Technik wird am besten in einem anderen Tipp behandelt, den Sie hier finden:

Wenn es um Multimedia-Elemente in einer Arbeitsmappe geht, sollten Sie jedes Bild, jede Audiodatei und jedes Video in der Arbeitsmappe untersuchen, um festzustellen, ob Sie sie wirklich benötigen. Multimedia-Elemente können viel Platz beanspruchen, daher sollten Sie sie nur verwenden, wenn dies unbedingt erforderlich ist. Wenn es um Bilder geht, sollten Sie außerdem überprüfen, ob Sie die Bilder nicht in Excel zuschneiden. Durch das Zuschneiden von Bildern wird die Anzeige im Bild ausgeblendet, die tatsächliche Größe des in der Arbeitsmappe gespeicherten Bilds wird jedoch nicht verringert. Speichern Sie die Bilder stattdessen auf der Festplatte, bearbeiten Sie sie mit einem tatsächlichen Bildeditor und ersetzen Sie sie in der Arbeitsmappe.

Mit Excel können Sie auch Bilder komprimieren und die Auflösung von Bildern in der Arbeitsmappe verringern. Das Gleichgewicht zwischen Komprimierung, Auflösung und Qualität kann eine schwierige Gratwanderung sein. Wenn Sie jedoch damit beginnen möchten, finden Sie diesen Artikel möglicherweise auf einer der Microsoft-Websites hilfreich:

Schauen Sie sich zum Schluss das Format an, mit dem Sie die Datei speichern. Laden Sie die Arbeitsmappe, drücken Sie F12, um das Dialogfeld Speichern unter anzuzeigen, und speichern Sie die Arbeitsmappe unter einem neuen Namen. Dies zwingt Excel, die Datei von Grund auf neu zu schreiben, wodurch nicht verwendeter Speicherplatz in der Datei entfernt werden kann.

Sie müssen auch prüfen, ob Sie die Datei im XLSX-Format anstelle von XLSM speichern können. Der letztere Dateityp ist nur erforderlich, wenn die Arbeitsmappe Makros enthält. Wenn Sie keine Makros benötigen, verwenden Sie Speichern unter (erneut F12) und geben Sie in der Dropdown-Liste Dateityp an, dass Sie das XLSX-Format verwenden möchten.

Wenn die Dateigröße dadurch immer noch nicht auf die gewünschte Größe gebracht wird, verwenden Sie das Dialogfeld Speichern unter und wählen Sie, ob die Datei im XLSB-Format gespeichert werden soll. Dies ist ein Binärformat, das eine Menge Speicherplatz in der Datei sparen kann.

Lade- und Neuberechnungszeiten

Wenn Ihr Hauptproblem mit der Dateigröße mit Ladezeiten und Neuberechnungszeiten zusammenhängt, liegt das Problem nicht nur in Ihrer Arbeitsmappe. Sie sollten weiterhin alle zuvor in diesem Tipp behandelten Elemente durcharbeiten, das Laden Ihrer Arbeitsmappe kann jedoch noch lange dauern. Dies liegt daran, dass Arbeitsmappen beim Laden automatisch neu berechnet werden. Wenn Ihre Arbeitsmappe viele Daten oder viele komplexe Formeln enthält, verlangsamt die Neuberechnung – nicht das Laden – die Arbeit.

Um die Berechnungszeit zu minimieren, sollten Sie einige Dinge überprüfen.

Wenn Sie verstehen, dass das Überprüfen (und Korrigieren) dieser Dinge die Dateigröße nicht allzu sehr beeinflusst, führt dies zu einem schnelleren Laden und Speichern von Zeiten.

Entfernen Sie Zirkelverweise. * Die zum Auflösen von Zirkelverweisen erforderliche Iteration nimmt Zeit in Anspruch. Wenn Sie viele Zirkelverweisformeln haben, kann sich die erforderliche Zeit wirklich summieren.

Vermeiden Sie flüchtige Funktionen. * Einige der Arbeitsblattfunktionen von Excel gelten als „flüchtig“. Dies bedeutet, dass sie jedes Mal eine Neuberechnung auslösen, wenn eine Zelle in Ihrem Arbeitsblatt geändert wird. Diese Funktionen sind RAND (), NOW (), TODAY (), OFFSET () und INDIRECT (). Darüber hinaus können die Funktionen INFO () und CELL () abhängig von den mit den Funktionen verwendeten Argumenten flüchtig sein.

Überarbeiten Sie Ihre Formeln, um effizienter zu sein. * Dies erfordert Zeit, Detektivarbeit und Wissen. Sie können Ihre Formeln jedoch häufig neu schreiben, um verschiedene Techniken zu verwenden, die die Berechnung beschleunigen. (Diese Idee eignet sich am besten im Laufe der Zeit, wenn Sie das erforderliche Wissen erwerben oder wenn Sie auf Tipps und Wochen stoßen, die in Ihrer Situation angewendet werden können.)

Minimieren Sie die Verwendung von Formeln. Wenn Sie Formeln zum Berechnen von Zellen verwenden und die Werte, auf die sich diese Formeln stützen, niemals geändert werden, sollten Sie in Betracht ziehen, die Formeln selbst zu entfernen. Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, alle Zellen auszuwählen, Strg + C * zu drücken und dann mit Inhalte einfügen Werte wieder in die Zellen einzufügen.

Entfernen Sie externe Links, es sei denn, Sie benötigen sie unbedingt. * Abrufen von Informationen aus externen Quellen (insbesondere aus Quellen über ein Netzwerk)

kann Ladezeiten wirklich verlangsamen.

Verwenden Sie PowerPivot und PowerQuery. * Wenn Sie Excel 2010 oder eine neuere Version verwenden und Excel zum Verarbeiten großer Datenmengen verwenden, sollten Sie Ihre Arbeitsblätter überarbeiten, um sich auf die neueren PowerPivot- oder PowerQuery-Tools zu verlassen. Diese haben sich nicht nur als sehr leistungsfähig erwiesen, sondern auch als sehr schnell bei der Verarbeitung großer Datenmengen.

Wenn Ihre Kalibrierungszeiten immer noch recht lang sind, sollten Sie die automatische Neuberechnung deaktivieren und nur dann manuell neu berechnen, wenn Sie bereit sind, die dafür erforderliche Zeit zu verwenden. Sie können die automatische Berechnung mit den in diesem Tipp beschriebenen Techniken deaktivieren:

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Dieser Tipp (6792) gilt für Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 und 2016.