Kims Arbeitsmappe wird auf einem Netzwerklaufwerk gespeichert und mehrere Benutzer greifen den ganzen Tag darauf zu, um die Informationen zu aktualisieren. Manchmal versucht sie, auf die Arbeitsmappe zuzugreifen, die bereits von einer anderen Person geöffnet wurde. Excel teilte ihr mit, wer die Arbeitsmappe geöffnet hatte, damit sie zu ihnen gehen und sie bitten konnte, sie zu schließen. Jetzt sagt Excel nur, dass dieselbe, sich nie ändernde Person es geöffnet hat, selbst wenn es jemand anderes ist, der es geöffnet hat. Kim wundert sich, warum dies plötzlich passieren würde.

Um herauszufinden, warum dies geschieht, muss bekannt sein, wie Microsoft mit der „Benennung“ umgeht, wer eine Arbeitsmappe in Excel geöffnet hat. Wenn Sie eine Arbeitsmappe öffnen, die noch niemand geöffnet hat, erstellt Excel eine „temporäre Datei“, die angibt, dass Sie diese Datei geöffnet haben. Es enthält Ihren username, wie in Excel konfiguriert.

Wenn jemand anderes vorbeikommt und versucht, dieselbe Arbeitsmappe zu öffnen, wird ihm Ihr Benutzername angezeigt, der in dieser temporären Datei gespeichert ist.

Wenn Sie immer wieder denselben Namen sehen, gibt es zwei Möglichkeiten. Die wahrscheinlichste Möglichkeit besteht darin, dass sich mehrere Personen im selben Netzwerk befinden und keine von ihnen ihre Excel-Kopien mit ihren eindeutigen Benutzernamen konfiguriert hat. Dies ist nicht so ungewöhnlich, wie Sie sich vorstellen können. Office 365-Abonnements sind dafür berüchtigt.

Während der Installation werden Sie nicht nach einem Benutzernamen gefragt (wie in früheren Versionen von Office), daher verwendet das Programm standardmäßig einen generischen Namen.

Wenn die Benutzer den Namen nicht ändern, haben alle den gleichen Namen. Dieser Name wird angezeigt, wenn Excel versucht, eine Arbeitsmappe zu öffnen, die bereits von einer anderen Person geöffnet wurde.

Die Lösung für dieses Problem besteht natürlich darin, dass jeder seine Excel-Version so anpasst, dass er seinen Benutzernamen enthält. Befolgen Sie diese Schritte:

  1. Zeigen Sie das Dialogfeld Excel-Optionen an. (Klicken Sie in Excel 2007 auf die Schaltfläche Office und dann auf Excel-Optionen. Zeigen Sie in Excel 2010 oder einer späteren Version die Registerkarte Datei des Menübands an und klicken Sie dann auf Optionen.)

  2. Klicken Sie links im Dialogfeld auf Allgemein. (Wenn Sie Excel 2007 verwenden, klicken Sie stattdessen auf die Option Beliebt.) (Siehe Abbildung 1.)

  3. Ändern Sie den im Feld Benutzername angezeigten Namen.

  4. Klicken Sie auf OK.

Denken Sie daran, dass jede Person im Netzwerk dies tun muss. Wenn sie nun Excel-Arbeitsmappen im Netzwerk verwenden, wird der in Schritt 3 angegebene Name in der temporären Datei gespeichert und allen anderen Personen angezeigt, die versuchen, die Arbeitsmappe zu öffnen.

Ich habe bereits erwähnt, dass es zwei Möglichkeiten gibt. Die andere ist, dass die temporäre Datei, die einer bestimmten Arbeitsmappe zugeordnet ist, irgendwie nicht wie gewünscht gelöscht wird. (Es sollte automatisch gelöscht werden, wenn der ursprüngliche Benutzer die Arbeitsmappe schließt.) Dies kann behoben werden, indem jeder Excel schließt und dann jemand mit Administratorrechten eingeht und temporäre Dateien löscht.

Das Löschen der Dateien ist einfach, sobald Sie sie gefunden haben. Ich erwähne dies, weil die Dateien als versteckte Systemdateien (von Office) markiert sind und normalerweise nicht sichtbar sind, wenn Sie durch Ihre verschiedenen Ordner navigieren. Sie können Windows so konfigurieren, dass diese Dateitypen über gemäß den in diesem Tipp beschriebenen Schritten angezeigt werden.

Sie können erkennen, dass eine Datei eine Sperrdatei ist, indem Sie mit einer Tilde und einem Dollarzeichen beginnen. Wenn Sie beispielsweise an der Arbeitsmappe MyBook.xlsx arbeiten, lautet die Sperrdatei für diese Arbeitsmappe ~ $ MyBook.xlsx. Vorausgesetzt, dass niemand MyBook.xlsx tatsächlich verwendet, können Sie ~ $ MyBook.xlsx problemlos löschen.

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Dieser Tipp (13566) gilt für Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Excel in Office 365.