Bei einigen Datentabellen in Excel möchten Sie möglicherweise Zellen in einer bestimmten Spalte eine Datensatznummer zuweisen. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise Datensatznummern für 20 verschiedene Datensätze zwischen 1 und 20 oder zwischen 100 und 119. Für Excel spielt es keine Rolle, welchen Bereich Sie auswählen.

Wie Sie die Datensatznummern einrichten, hängt davon ab, was Sie später damit machen möchten.

Wenn Sie möchten, dass die Datensatznummern statisch sind, dh immer einem bestimmten Datensatz zugewiesen werden und sich nie ändern, sollten Sie die AutoFill-Funktion von Excel verwenden, um die Nummern zuzuweisen. Geben Sie dazu einfach alle Ihre Daten mit Ausnahme der Datensatznummern ein. Geben Sie dann die ersten zwei oder drei Datensatznummern ein, wählen Sie sie aus und ziehen Sie am AutoFill-Griff (dem schwarzen Quadrat in der unteren rechten Ecke der Auswahl), um den Rest der Datensätze auszufüllen.

Die Verwendung dieses Ansatzes ist schnell und einfach, macht jedoch die Datensatznummern statisch. Wenn Sie beispielsweise den Datensatz mit der Datensatznummer 107 löschen, ist diese bestimmte Datensatznummer nicht mehr vorhanden, und Ihre Nummern weisen eine Lücke auf, die von 106 auf 108 springt.

Wenn Sie dynamische Datensatznummern möchten, die sich beim Löschen ändern, können Sie die Datensatznummern mithilfe einer Formel berechnen.

Sie könnten die erste Datensatznummer beispielsweise in Zelle A5 einfügen und dann in der nächsten Zelle unten eine Formel wie = A5 + 1 verwenden, um die neue Datensatznummer zu berechnen.

Dies stellt jedoch immer noch ein Problem dar, da beim Löschen eines Datensatzes alle Datensatznummern unter der von Ihnen gelöschten einen Fehler anzeigen (#REF!). Warum? Weil Sie eine Zelle löschen, von der die nächste Zelle abhängig war. Eine bessere Lösung besteht darin, eine Datensatznummernformel zu verwenden, die von der Zeile abhängt, in der sich die Formel befindet. Angenommen, Ihr erster Datensatz befindet sich in Zeile 5. Mit dieser Formel können Sie einen Bereich von Datensatznummern generieren, die mit 100 beginnen:

=ROW()+95

Wenn Sie nun einen Datensatz löschen, passen sich die verbleibenden Datensatznummern neu an und es treten keine Fehler auf.

Wenn Sie diesen Ansatz verwenden, sollten Sie sicherstellen, dass Sie keine Zeilen über den Zeilen löschen, die Ihre Datensätze enthalten, da dies dazu führt, dass Ihre Datensatznummern falsch sind. Wenn Sie beispielsweise die obige Formel verwenden und Zeile 3 löschen, wird Ihre erste Zeile für Datensätze zu Zeile 4, sodass Ihre erste Datensatznummer zu 99 wird. (Denken Sie daran, dass Sie wollten, dass sie mit 100 beginnen, dies ist jetzt falsch!)

Ändern Sie Ihre erste Formel (in Zelle A5)

, um diesen potenziellen Fehler zu vermeiden zu folgendem:

=ROWS($A$4:$A5)+98

Beachten Sie, dass diese Formel nicht die ROW-Funktion, sondern die ROWS-Funktion verwendet. Die ROWS-Funktion gibt die Anzahl der Zeilen im angegebenen Bereich zurück. In diesem Fall wird der Wert 2 zurückgegeben, der zu 98 addiert wird, was die gewünschte Datensatznummer 100 ergibt. Wenn Sie außerdem Zeilen vor Zeile 4 löschen, funktioniert Ihre Formel weiterhin. Sie können die Formel so weit wie nötig von A5 nach unten kopieren, und Sie sollten in allen Zellen die richtigen Datensatznummern erhalten.

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Dieser Tipp (12402) gilt für Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 und 2016.

Eine Version dieses Tipps für die ältere Menüoberfläche von Excel finden Sie hier:

Arbeiten mit Datensatznummern.