Wenn Sie an die Papierablage gewöhnt sind, fällt es Ihnen möglicherweise etwas schwer, zur Computerablage zu wechseln. Das erste, was Sie kennenlernen müssen, ist die Tatsache, dass Sie die Korrespondenz nicht mehr physisch bearbeiten können. Kein physisches Dokument und kein Aktenschrank! Sobald Sie es gewohnt sind, dies elektronisch zu tun, möchten Sie nicht mehr zur physischen Ablage zurückkehren.

Wo soll ich anfangen? * Um zu verhindern, dass Ordner an vielen verschiedenen Stellen auf dem Computer erstellt werden, bietet Windows seine Benutzer oder nur Dokumente als Archiv für seine Benutzer an. Eine Verknüpfung auf dem Desktop oder im Startmenü ermöglicht den sofortigen Zugriff auf alle Ihre Ordner und Dateien.

Benennen von Ordnern. * Überlegen und planen Sie, bevor Sie neue Ordner erstellen. Machen Sie eine Liste aller Hauptthemen, z. Schulungen, Meetings, Projekte, Personal. Seien Sie so spezifisch und beschreibend wie möglich. Wenn Sie nicht im Büro sind und jemand anderes Zugriff auf diese Dateien benötigt, möchte er nicht stundenlang herausfinden, was all Ihre cleveren Codes bedeuten.

Trennen Sie persönliche Dateien von geschäftlichen. * Mischen Sie niemals Ihre persönlichen Ordner mit den geschäftlichen Dateien. Halten Sie persönliche und geschäftliche Ordner getrennt. Speichern Sie keine vertraulichen persönlichen Informationen auf dem Computer des Unternehmens. Wenn Sie etwas in einem persönlichen Ordner tun müssen, legen Sie es auf einen Memory Stick und kopieren Sie die Dateien so schnell wie möglich auf Ihren PC.

Themen und Ebenen können hilfreich sein. * Die nächste Ebene sind die Themen für jeden Ordner. Ihr Schulungsordner sollte die verschiedenen Schulungskurse enthalten, die das Unternehmen anbietet, sowie geplante Termine für jeden Kurs. Sobald ein Ordner mehr als 50 Ordner enthält, ist es Zeit, ihn in kleinere Teile aufzuteilen. Die Leute sind zu faul, um nach unten zu scrollen. Wenn sie die Datei nicht sofort auf dem Bildschirm sehen, gehen sie davon aus, dass sie nicht vorhanden ist.

Vergessen Sie nicht, Ihr System zu sichern. * Ihre Festplatte ist beschädigt und alle wichtigen Arbeiten sind erledigt! Regelmäßige Sicherungen haben für jeden Computerbenutzer hohe Priorität. Sichern Sie nicht auf derselben Festplatte, an der Sie gerade arbeiten, sondern auf einer CD oder DVD in regelmäßigen Abständen. Die IT-Abteilung großer Unternehmen plant automatisch die Zeit für die Sicherung des Systems. Es ist ratsam, regelmäßig Backups zu erstellen, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Daten verloren gehen. Bewahren Sie die Backups an einem sicheren Ort auf, nicht in der Schublade des Schreibtisches oder in Ihrer Handtasche. Da alle Ihre Ordner an einem Ort gespeichert sind, ist die Sicherung einfach, da Sie nur den Ordner „Dokumente“ mit seinen Unterordnern angeben müssen und fertig ist.

Bleiben Sie mit Ihrem System auf dem Laufenden. * Das beste Ablagesystem der Welt ist nutzlos, es sei denn, Sie halten es aufrecht. Speichern Sie die Dateien sofort im richtigen Ordner, um Frustrationen zu vermeiden und herauszufinden, wo welche Dokumente abgelegt werden sollen. Zeit ist Geld und Zeit ist kostbar.