Haben Sie es satt, sich in Ihrem Büro umzuschauen und nur Papierstapel, fließende Aktenschränke und verlorene Rechnungen zu sehen?

Wenn ja, können Sie etwas tun, um Ordnung aus dem Chaos zu schaffen. Alles was Sie tun müssen, ist papierlos zu werden. Das Erstellen eines papierlosen Büros ist zwar ein etwas langwieriger Prozess, aber nicht so schwierig. Alles, was Sie tun müssen, ist etwas Kreativität einzusetzen, ein wenig Ausdauer zu zeigen und diese Richtlinien zu befolgen.

Es braucht Zeit. Bevor Sie ein papierloses Büro erstellen, müssen Sie zunächst verstehen, dass es sich um einen Prozess handelt. Als Prozess wird es einige Zeit dauern. Es ist nicht etwas, das Sie an einem einzigen Tag tun können. Abhängig von der Größe Ihres Büros und der Zeit, die Sie dafür aufwenden, kann dieses Projekt bis zu einem Monat oder länger dauern. Beginnen Sie daher mit kleinen Schritten und führen Sie einen Teil des Gesamtprojekts aus, bevor Sie mit dem nächsten fortfahren. Verwenden Sie nach Möglichkeit PDFs. Wenn Sie E-Mails, Rechnungen, Rechnungen oder andere Papierartikel erhalten, die gespeichert werden müssen, scannen Sie diese in eine PDF-Datei. In diesen Dateien wird eine digitale Kopie des Originals aufbewahrt, sodass keine Papierkopie für Ihre Dateien erforderlich ist, und Sie können eine weitere Kopie ausdrucken, wenn Sie dies für erforderlich halten. Es ist am besten, E-Mails sofort nach Eingang in PDF zu konvertieren und sich so weit wie möglich durch Ihre Dateien zu arbeiten. Entsorgen Sie das Fax. Es gibt Online-Dienste, mit denen Sie Faxe senden und empfangen können. Auf diese Weise müssen Sie keine Elemente mehr ausdrucken, um sie erneut als PDF zu speichern. Darüber hinaus können Sie mit diesen Diensten das Fax direkt von Ihrem Computer aus senden und empfangen und so Ihre Gesamteffizienz steigern. Rechnung online. Wenn Sie Zahlungen leisten oder erhalten (wie die meisten Unternehmen), warum erledigen Sie dann nicht so viel Arbeit wie möglich online? Dieser Vorgang erspart Ihnen die Zeit, die Sie benötigen, um zur Bank zu laufen, und kann Ihnen dabei helfen, Ihren Abrechnungsprozess zu beschleunigen, verlorene Rechnungen zu vermeiden und so weiter. Sichern Sie alles. Wann immer Sie anfangen, papierlos zu werden, müssen Sie sicher sein, dass Sie alles sichern. Wenn möglich, sollten Sie alles täglich sichern. Verwenden Sie Elemente wie externe Festplatten, CDs, DVDs oder andere Verfahren, um Ihre Daten zu sichern. Dies ist einfach deshalb wichtig, weil Sie so vermeiden können, dass Sie alle Ihre Daten verlieren, falls etwas Unglückliches passiert.