Umgang mit Arbeitsunterbrechungen
Der Umgang mit Unterbrechungen bei der Arbeit ist eine der wichtigsten und am wenigsten unterrichteten Bürofähigkeiten. Wie oft unterbricht Sie jemand oder etwas in den ungünstigsten Momenten, während Sie an etwas arbeiten? Wenn Sie tief in Gedanken versunken sind und hart arbeiten, kann selbst eine geringfügige Unterbrechung, die nur ein oder zwei Minuten dauert, Sie zehn oder fünfzehn Minuten produktiver Arbeit kosten. Während dies auf den ersten Blick nicht viel zu sein scheint, können diese Unterbrechungen während eines achtstündigen Arbeitstages leicht ein oder zwei Stunden produktiver Zeit kosten. Im Folgenden finden Sie einige Strategien, mit denen Sie anfangen können, mit Unterbrechungen bei der Arbeit umzugehen.
Legen Sie einige Grundregeln fest. Wenn Sie bei der Arbeit sind, haben Sie keine Angst, Grundregeln für Ihre Mitarbeiter festzulegen. Sie können beispielsweise einige „Bürozeiten“ erstellen, in denen Personen ohne Termin mit Ihnen sprechen können. Während dies möglicherweise nicht in allen Situationen funktioniert, wenn Sie sich an die Praxis halten, wird es für Ihre Mitarbeiter zur Gewohnheit. Fragen Sie, wie lange dies dauern wird. Haben Sie keine Angst, jemanden zu fragen, wie lange das Gespräch dauern wird. Sie müssen nicht unhöflich sein, aber wenn Sie nach einer ungefähren Zeitdauer fragen, können Sie feststellen, ob Sie die freie Zeit haben, sich Ihrer neuen Aufgabe zu widmen. Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt keine Zeit haben, fragen Sie, ob sie für einen späteren Zeitpunkt einen neuen Termin festlegen können. Braucht es Ihre persönliche Aufmerksamkeit? Wenn Sie wegen etwas „Wichtigem“ unterbrochen werden, haben Sie keine Angst zu fragen, ob es Ihre persönliche Aufmerksamkeit erfordert oder nicht. Sie werden überrascht sein, wie oft dies wirklich nicht der Fall ist. In Situationen, in denen dies nicht der Fall ist, delegieren Sie die Aufgabe an eine andere Person. Sie können auch die Person fragen, die Sie unterbricht, was sie denkt, und wenn ihre Idee gut klingt, können Sie mitmachen. Hinweise fallen lassen. Lassen Sie subtile Hinweise oder Hinweise fallen, dass Sie tatsächlich in Ihrer Arbeit unterbrochen werden. Sie können beispielsweise Ihre Bürotür geschlossen lassen oder ein Schild mit der Aufschrift „Bitte nicht stören“ außerhalb Ihres Arbeitsbereichs aufhängen. Wenn jemand in Ihren Arbeitsbereich kommt und einen Moment Ihrer Zeit anfordert, stehen Sie tatsächlich von Ihrem Schreibtisch auf, um ihn zu begrüßen. Wenn Sie aufstehen und die Person begrüßen, können Sie jederzeit als nonverbalen Hinweis darauf, dass Sie mit der Diskussion fertig sind, zu Ihrem Schreibtisch zurückkehren. **