Die digitale Ablage ähnelt der Ablage in Papierform, da beide praktische, gut benannte regelmäßige Aufmerksamkeit benötigen. Auf die gleiche Weise, wie eine Aktenschrankauslosung zu einem unorganisierten, nicht zu findenden Platzverschwendung werden kann, kann Ihr Dateisystem auf Ihrem Computer noch schlimmer werden. Die folgenden Abschnitte helfen Ihnen dabei, Ihre Festplatte in einer ordentlichen, praktischen und einfach zu handhabenden Speichereinheit zu organisieren. Machen Sie sich zunächst mit den derzeit vorhandenen Ablagesystemen vertraut. Wenn Sie Dateien und Ordnern unbeschreibliche Namen geben, müssen Sie sich sehr gut daran erinnern, was Sie eine bestimmte Datei genannt haben und in welchem ​​Ordner Sie sie abgelegt haben. Unabhängig davon, ob Sie ein numerisches oder ein alphabetisches Ablagesystem verwenden, sind eindeutige Dateinamen unerlässlich.

Hier sind einige Vorschläge, die Ihnen helfen sollen, ein logisches, leicht verständliches, leicht zu verwaltendes und daher zeitsparendes System einzurichten:

Erstellen Sie eine logische Struktur. * Ihre „Dokumente“ oder „Eigene Dateien“

Im Ordner erstellen die meisten Windows-Programme Ihre persönlichen Dateien. Wir empfehlen Ihnen, zunächst eine Struktur für Ihre persönlichen oder geschäftlichen Anforderungen auf Papier abzubilden. Entscheiden Sie sich für die erforderlichen Kategorien und Unterkategorien. Windows 7 indiziert die Dateien und Ordner automatisch im Ordner „Dokumente“.

Wenn Sie Ordner an anderen Speicherorten auf der Festplatte erstellen, müssen Sie diese auch von Windows indizieren lassen. Dies macht es einfach, Dokumente oder Ordner in Sekunden zu finden.

Benennen einer Datei oder eines Ordners. * Dateien und Ordner sollten entsprechend dem Thema benannt werden, z. B. Neue Kunden, Verkaufspersonal, Neue Bestellungen usw. Auf diese Weise können Sie später problemlos den gewünschten Ordner oder die gewünschte Datei finden.

Sicherungsordner. * Es ist nicht ratsam, Ordner auf Ihrer Festplatte zu sichern, da die Festplatte möglicherweise beschädigt wird und alle Ihre Sicherungen verloren gehen.

Das Speichern von Backups auf einem Stick ist ebenfalls keine gute Idee, da der Stick leicht verloren gehen oder beschädigt werden kann, wenn Sie ihn in einer Tasche mitnehmen. Backups sollten entweder auf einer CD-Rom oder einer DVD gespeichert und an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Es gibt keinen Grund, Sicherungsdisketten in die Schublade Ihres Schreibtisches oder in ein unverschlossenes Regal zu legen.

Wenn Sie ein funktionsfähiges und benutzerfreundliches digitales Ablagesystem erstellen möchten, folgen Sie der logischen Struktur von Windows 7. Verwenden Sie das Windows 7-Bibliothekssystem, um alle Ihre Dateien für einen einfacheren Zugriff zu indizieren und sicherzustellen, dass Sie über Ihre Ordner und Dateien verfügen logisch benannt. Vergessen Sie niemals, alle Ihre Dokumente, Dateien und Ordner zu sichern, damit Sie auch bei Problemen mit dem Computer auf die Dateien zugreifen können.

Genießen Sie Ihr digitales Ablagesystem.