Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Ihre Materialkosten zu senken und ein wenig mehr Effizienz im Büro zu erzielen, sind elektronische Ablagesysteme eine gute Möglichkeit, dies zu tun. Um Ihr elektronisches Ablagesystem optimal nutzen zu können, müssen Sie jedoch einige Richtlinien beachten. Beachten Sie beim Betrachten dieser Richtlinien, dass es sich tatsächlich nur um Richtlinien handelt, und sollten daher an die besonderen Anforderungen angepasst werden, mit denen Sie konfrontiert sind.

Wer nutzt die elektronische Ablage? Die elektronische Einreichung ist bei vielen verschiedenen Unternehmen und Regierungen beliebt. Beispielsweise gestatten viele Regierungen den Einkommensteuerzahlern, ihre Informationen online einzureichen, da dies sowohl Zeit als auch Kosten spart. Anwälte haben Online-Zugang zu Falldatenbanken, Gesetzesänderungen und -änderungen sowie zur Kommunikation zwischen Büros derselben Kanzlei in verschiedenen Städten. Große Unternehmen mit Büros im selben Gebäude oder in verschiedenen Niederlassungen können auf gemeinsam genutzte Dateien in einem Netzwerk zugreifen.

Bibliothekare finden die elektronische Ablage genauer, da sie herausragende Bücher und neue Ergänzungen der Bibliothek kontrollieren können. Mitarbeiter, die Informationen austauschen, sparen Zeit, da die Benutzer nicht mehr viele irrelevante Papierdokumente durchsuchen müssen, die physisch in Regale und Aktenschränke zurückgebracht werden müssen.

So erstellen Sie einen elektronischen Aktenschrank

  1. Investieren Sie in einen guten Scanner, mit dem Sie physische Dokumente in elektronische Dateien konvertieren können.

  2. Sammeln Sie alle Quittungen und sonstigen Gegenstände, die sich in einem Aktenschrank befinden sollten. Teilen Sie diese Elemente in Stapel auf, damit Sie wissen, welche Elemente Sie scannen und in Ihrem elektronischen Ablagesystem speichern müssen. Überlegen Sie, wie Sie beim Trennen Ihrer Dokumente physisch ein Ablagesystem erstellen würden.

Dies spart später beim Erstellen des Ablagesystems Zeit und Frust.

  1. 3. Entscheiden Sie sich für den Systemtyp, den Sie verwenden möchten. Werden Ihre Dateien in alphabetischer oder numerischer Reihenfolge sein? Denken Sie daran, dass Konsistenz für ein benutzerfreundliches und wartungsfreundliches Ablagesystem unerlässlich ist.

  2. Erstellen Sie einen neuen Ordner mit einem logischen Namen. Codes als Dateinamen können verwirrend werden, wenn keine Hinweise auf den Inhalt vorhanden sind.

  3. 5. Erstellen Sie Unterordner auf die gleiche Weise. Ein logisch aufgebautes Ablagesystem spart Zeit und Frust.

  4. 6. Regelmäßige Backups sind unerlässlich, um Informationsverlust zu vermeiden. Kaufen Sie zu diesem Zweck eine externe Festplatte und bewahren Sie diese in einem feuerfesten Safe auf.

Besondere Aufmerksamkeit sollte der Sicherheit gegen Computerausfälle und unbefugten Zugriff gewidmet werden. Wenn auf Dateien von verschiedenen Unternehmensbereichen zugegriffen wird, sollte bei der Zuweisung von Zugriffsrechten für Personalakten, Abschlüsse und Berichte sowie andere vertrauliche Informationen sorgfältig vorgegangen werden.