Egal, ob Sie eine Führungskraft, ein Assistent einer Führungskraft oder einfach nur ein durchschnittlicher Joe sind, E-Mails sind eine Tatsache des Lebens. Angesichts der ständig wachsenden Menge an E-Mails, die wir jeden Tag erhalten und von der wir abhängig sind, um in unseren Jobs funktionieren zu können, wird es zu einer Notwendigkeit, eine Art Ablagesystem zu haben. Wie bei jedem Papierablagesystem ist das Ablegen von E-Mails weitgehend eine Frage des persönlichen Geschmacks. Hier sind einige Ideen, die Ihnen bei Ihrem überfüllten Posteingang helfen können.

Im E-Mail-Programm:

In Ihrem E-Mail-Programm (ob Microsoft Outlook oder eine andere Anwendung) müssen Sie im Abschnitt Archivordner starten. Wenn Sie diesen Abschnitt gefunden haben, erstellen Sie eine bestimmte Datei für das Element, das Sie speichern möchten. Beschriften Sie diese Datei mit dem Namen des Absenders. Wenn Sie eine große Anzahl von E-Mails zu einem bestimmten Thema erhalten, kennzeichnen Sie die Datei mit dem Namen dieses Themas. Wenn Sie mit der E-Mail fertig sind, speichern Sie sie einfach in dieser Archivdatei. Es ist sehr einfach, die Datei zu sortieren und zu finden. Sie können sogar das Suchwerkzeug verwenden, um nach bestimmten Phrasen usw. zu suchen.

Selbst wenn Sie in jeder Datei ein paar hundert verschiedene E-Mails in dieser Datei haben, können Sie mit dieser Methode in wenigen Augenblicken alles finden, was Sie benötigen. Ein Beispiel für diese Hierarchie, wenn Sie zufällig in einer Anwaltskanzlei gearbeitet haben, könnte folgendermaßen aussehen (von der breitesten zur spezifischen):

Scheidungsverordnungen – 2012 James, Nathan – Scheidungsrechnungen für Acme Furnace Thermostat * James, Nathan

Im Abschnitt „Eigene Dateien“:

Sie können im Abschnitt „Eigene Dateien“ Ihres Computers dasselbe erreichen wie in Ihrem E-Mail-System. Alles, was Sie wirklich tun müssen, ist, die relevanten Informationen mithilfe von Hauptdateien zu speichern und dann die darin enthaltenen Ordner zur einfachen Erkennung zu benennen. Ein Beispiel dafür, das vom breitesten zum spezifischsten geht, würde folgendermaßen aussehen:

2012 – Rechnungen Acme Furnace Company * Neuer Thermostat

Oder so:

Scheidungsurteile 2012 James, Nathan – Circuit Court * Scheidungsurteil – Nathan_ v. Jones_

Mit diesen Methoden verwenden Sie Ihren Computer und das E-Mail-System buchstäblich als Aktenschrank, wodurch das Abrufen von Informationen äußerst einfach wird. Beachten Sie jedoch, dass es einfacher ist, Ihre E-Mails nach Themen zu sortieren. Wenn Sie also anfangen, fahren Sie fort, bis Sie fertig sind.

Wenn Sie später anhalten und darauf zurückkommen, wird es für Sie einfach schwieriger und verwirrender, die Informationen zu finden, die Sie später benötigen.