Haben Sie zufällig ein wachsendes Unternehmen, das umfangreiche Hilfe bei der Einreichung benötigt? Vielleicht haben Sie ein Hobby, das Ihre Erwartungen übertroffen hat und ein wenig Hilfe benötigt, um sich wieder zu organisieren. Unabhängig von Ihrem Bedarf oder Zweck kann Ihnen die Auswahl der richtigen Ablagesoftware immens helfen. Bevor Sie jedoch die erste Art von Software kaufen, auf die Sie stoßen, sollten Sie einige Dinge beachten.

Was erwarten Sie von Ablagesoftware? * Die meisten Menschen denken, wenn sie den Begriff „Ablagesoftware“ zum ersten Mal hören, an etwas, das von einer großen Bibliothek oder einem dieser großen Online-Rechtsdienste verwendet wird.

Zwar handelt es sich bei jeder dieser Dateien tatsächlich um eine Art Ablagesoftware, es stehen jedoch mehr als nur diese zur Verfügung. Denken Sie daran, dass Ihr Unternehmen tatsächlich die Art der Software bestimmt, für die Sie sich letztendlich entscheiden. Beachten Sie außerdem, dass Ablagesoftware zwar ein leistungsstarkes Werkzeug sein kann, aber dennoch genau das ist – ein Werkzeug. Es kann nicht alle Arbeiten alleine ausführen und erfordert ein wenig Arbeit und Wartung, um den Betrieb aufrechtzuerhalten.

Es sollte visuell und einfach zu bedienen sein. * Benutzerfreundliche Programme können in der Regel genauere Ergebnisse gewährleisten, wenn die Daten schnell eingegeben werden.

Die Software sollte sich auch etwas intuitiv anfühlen, damit nicht viel umfangreiches Training erforderlich ist, um sie auch nur minimal zu verwenden.

Die von Ihnen ausgewählte Software sollte auch mit dem von Ihrem Buchhalter verwendeten Programm kompatibel sein. * Es ist möglich, Dateien elektronisch an und vom Buchhalter zu senden und zu empfangen. Die Investition in kompatible oder dieselbe Finanzsoftware wie der Buchhalter kann Zeit und Geld sparen, da die Daten nicht erneut in sein Softwareprogramm eingegeben werden müssen. Die Daten können auf CD oder per Dateiübertragung angezeigt werden, wenn Sie sich im selben Netzwerksystem befinden. Ein Memory Stick ist nicht sicher genug, da er beim Transport leichter beschädigt werden kann als eine CD.

Im Idealfall sollte die Ablagesoftware auch vielseitig einsetzbar sein. * Dies bedeutet, dass sie in der Lage sein sollte, beispielsweise Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen und Lieferscheine zu verarbeiten. Informationen aus Papier sollten entweder eingegeben oder in das System gescannt werden. Idealerweise sollte die Software in der Lage sein, beides zu tun.

Beachten Sie jedoch, dass die Genauigkeit der gescannten Informationen häufig von der Qualität des physischen Dokuments abhängt.

Wie Sie sehen, gibt es einige Dinge zu beachten, wenn Sie überlegen, welche Art von Ablagesoftware verwendet werden soll. Denken Sie jedoch daran, dass dies nur Richtlinien sind und dass es nur eine echte Regel gibt, an die Sie sich wirklich erinnern müssen. Diese Regel lautet: „Wenn es funktioniert, verwenden Sie es.“ Ein System, das nachweislich funktioniert, ist genau das, was Sie wollen und das auf lange Sicht für Sie am vorteilhaftesten ist.