Unabhängig davon, ob Sie im Büro, in der Schule oder zu Hause sind, müssen Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt in Ihrem Leben Dokumente, Kontoauszüge, Konten und andere Gegenstände einreichen. Oft kommt diese Fähigkeit mehrmals am Tag ins Spiel. Daher kann wirklich nicht betont werden, wie wichtig es sein kann, praktikable Ablagelösungen zu finden. Tatsächlich ist es immer eine gute Idee, verschiedene Ablagelösungen für ein bestimmtes Problem zu finden.

Auf diese Weise haben Sie die Flexibilität, die häufig erforderlich ist, um am Arbeitsplatz zu wachsen und zu expandieren und zusätzlichen Platz im Haushalt zu finden.

Wenn Sie mit Ablagesystemen noch nicht vertraut sind, finden Sie hier eine Liste der am häufigsten verwendeten Typen sowie eine kurze Beschreibung ihrer Verwendung.

Alphabetisch*. Das gleiche System für Telefonverzeichnisse. Wenn Sie über eine große Archivierungsdatenbank verfügen, müssen Sie dem Programm erlauben, die Sortierung durchzuführen, da dies mühsam werden kann, wenn es nach verschiedenen Kriterien wie Name, Geburtstag, Beruf usw. organisiert werden muss.

Numerische Ablage. * Beschleunigt das Auffinden einer Datei. Beachten Sie jedoch, dass es länger dauern kann, die nach einem zweiten Kriterium gespeicherte Datei zu finden, wenn Sie nicht die richtige Dateinummer haben. Auf der positiven Seite wird ein gewisses Maß an Vertraulichkeit gewährleistet, da Sie den Namen des Datensatzbesitzers erst sehen können, wenn die Datei geöffnet wird.

Geografisch. * Sortiert Ihre Dateien nach Land, Stadt, Postleitzahl usw. Dies ist ideal für Reisebüros.

Betreff. * Es hängt davon ab, wie viele Fächer und Unterfächer Sie haben.

Das Auffinden zu vieler Themen kann länger dauern, wenn Sie nicht vollständig mit den verschiedenen Abteilungen und Unterabteilungen des Unternehmens vertraut sind. Es ist schwierig, dieses System zu erstellen und zu verwalten, da die Themen beschreibend sein müssen, wenn Sie eine Datei schnell finden möchten.

Chronologisch*. Ist nach Datum sortiert und eignet sich ideal für Kontoauszüge, die Überprüfung von Bestellungen und Lieferungen usw. Nicht empfohlen für Kundendateien.

Farbcodierung*. Ist beliebt, um Dateigruppen sofort zu identifizieren. Rot für hohe Priorität, Grün für Stammkunden, Blau für ausstehende Dateien usw. Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Drucker verwenden, wenn Sie diese spezielle Ablagelösung verwenden. Der Grund dafür ist ziemlich einfach, da der Farbdruck oft ziemlich teuer ist. Wenn Sie nur wenige Farben mit Bedacht verwenden, können Sie Geld und Druckertinte sparen. Beachten Sie, dass Tintenstrahldrucker zwar billiger sind, aber mehr Tinte verbrauchen (und daher auf lange Sicht teurer sind). Laserdrucker sind im Voraus umgekehrt teurer, benötigen jedoch weniger Tinte und verlängern so die Lebensdauer Ihrer Verwendung.