Obwohl es alle Arten von Datensätzen gibt und sie in verschiedenen Formaten vorliegen können, wird es einige allgemeine Regeln geben, die für jeden einzelnen von ihnen gelten. Daher ist es wichtig, dass Sie sich Zeit nehmen, um das Ablagesystem zu bestimmen, das Ihren Anforderungen am besten entspricht, bevor Sie mit der Organisation Ihrer Aufzeichnungen beginnen. Hier finden Sie einige kurze Beschreibungen der verschiedenen Arten von Ablagesystemen, aus denen Sie auswählen können, sowie eine kurze Definition der einzelnen Systeme.

Alphabetisch*. Ordnet Namen oder Themen nach Buchstaben des Alphabets.

Alphanumerisch *. Speichert Dateien in alphabetischer und numerischer Reihenfolge.

Ablage nach Themen. * Diese werden für eine kleine Anzahl von Dateien verwendet. Zahlreiche Themen werfen bald Probleme auf, da ein Indexsystem erforderlich sein wird, um Dateien zu finden.

Geografische Systeme. * Sie können ein Land als Ordner der obersten Ebene, eine Stadt für die erste Unterkategorie und Hotels als dritte Gruppe in der Hierarchie verwenden.

Numerische Klassifikationen. * Verwenden Sie Zahlen, um Dateien anzuordnen. Gerade numerische Systeme nummerieren Dateien nacheinander. Obwohl gerade numerische Ablagesysteme einfach zu verwenden und zu erweitern sind, kann dies zu Problemen führen, da der Benutzer die genaue Nummer der Datei kennen muss, die er abrufen möchte.

Chronologische Systeme. * Ordnen Sie die Dateien nach Datum. Die Korrespondenz wird üblicherweise nach einem chronologischen System angeordnet. Beispielsweise gibt eine Datei mit dem Namen „nancy20100522“ den Vornamen der Person und das Datum der Korrespondenz an. Eine solche Datei könnte in einem Unterordner namens client_ Zahlungen abgelegt werden.

Aber wie können Sie feststellen, welches System für Ihr Büro geeignet ist? Um festzustellen, welches System für die Aufzeichnungen eines Büros geeignet ist, müssen vier Fragen beantwortet werden. Diese Fragen sind unten aufgeführt sowie eine kurze Erläuterung der Frage. Die Antwort auf jede Frage liegt bei Ihnen.

Wie werden die Datensätze verwendet oder abgerufen? * Arten von Datensätzen und die übliche Methode zum Abrufen können das Ablagesystem bestimmen.

Wie viele Datensätze haben Sie? * Wenn nur begrenzte Datensätze vorhanden sind, können Sie normalerweise ein alphabetisches Ablagesystem verwenden. Große Datenmengen erfordern normalerweise numerische oder alphanumerische Systeme.

Wie groß ist das Büro oder die Agentur? * Große Agenturen, insbesondere solche mit mehreren Zweigstellen, verwenden möglicherweise ein alphanumerisches zentrales Ablagesystem, um einheitliche Ablagepraktiken in der gesamten Agentur sicherzustellen.

Größere Agenturen haben mehr Mitarbeiter, die Aufzeichnungen ablegen und abrufen, was bedeutet, dass ein logisches und konstantes System für das schnelle und einfache Abrufen erforderlich ist.

Wer verwendet die Aufzeichnungen? * Bei der Auswahl eines Ablagesystems müssen die Bedürfnisse der Personen berücksichtigt werden, die Aufzeichnungen einreichen und abrufen. Zusammen mit dieser Anforderung müssen Dateien logisch benannt werden, um Verwirrung zu vermeiden.