Voicemail und Anrufbeantworter sind zwar nett, aber wir stehen oft vor der Verantwortung, eine Nachricht entgegenzunehmen und selbst zuzustellen. Wenn dies geschieht, glauben wir oft, dass wir uns problemlos an alles erinnern und die richtige Nachricht ohne Verzögerung an die richtige Person senden können. Nun, wie jedes Kind, das jemals das Spiel „Telefon“ gespielt hat, Ihnen sagen kann, ist dies leider nicht der Fall.

Was kann eine Person tun, um sicherzustellen, dass sie alle wichtigen Informationen in einer Nachricht notiert hat, dass sie an die richtige Person gelangt, und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Informationen nicht verloren gehen? Glücklicherweise ist die Antwort auf diese Frage einfach und kann sowohl auf das persönliche als auch auf das geschäftliche Umfeld angewendet werden. Diese Antwort erfolgt durch die Verwendung von Nachrichtenblöcken.

Message Pads können in jedem Bürobedarfsgeschäft gekauft werden und sind relativ kostengünstig. Wenn Sie jedoch das Nachrichtenfeld auswählen, das Sie verwenden möchten, sollten Sie nur einige Funktionen berücksichtigen und sicherstellen, dass Ihr Feld vorhanden ist, wenn Sie Ihre endgültige Entscheidung treffen. Wenn Sie sich also für unser Nachrichtenfeld entscheiden, verwenden Sie einfach diese einfache Checkliste. Sie werden alle Grundlagen kennenlernen und sind daher auf dem besten Weg zu einem gut organisierten Nachrichtenübermittlungssystem. Diese mögen etwas simpel erscheinen, aber denken Sie daran, dass dies die Grundlagen sind.

Nachricht für. * Natürlich benötigen Sie etwas, das auflistet, für wen die Nachricht bestimmt ist. Wenn Sie die Nachricht entgegennehmen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie wissen, an wen Sie die Nachricht senden sollen. Andernfalls wird der gesamte Prozess der Nachrichtenübermittlung etwas schwierig.

Nachricht von. * Einer der grundlegendsten Teile der Nachrichtenübernahme, dies sollte besser auf dem Pad sein, da es sonst wenig Sinn macht, die Nachricht aufzunehmen. Dies sind notwendige Informationen, die es dem Empfänger der Nachricht ermöglichen, den Anruf zurückzugeben oder andere erforderliche Maßnahmen zu ergreifen.

Nachricht. * Dies wird der Hauptteil der Notiz sein; Es muss nicht extrem detailliert oder außergewöhnlich lang sein, aber es muss die Hauptpunkte dessen abdecken, was der Anrufer weitergeben möchte. Daher müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Pad mindestens einen Bereich zum Aufschreiben hat.

Datum / Uhrzeit. * Das Nachrichtenfeld muss über einen Bereich verfügen, in dem Sie Datum und Uhrzeit des Anrufs notieren können. Auf diese Weise weiß Ihr Nachrichtenempfänger genau, wann und zu welcher Zeit der Anruf eingegangen ist .

Durchzuführende Maßnahmen. * Dies ist ein ziemlich einfacher Teil des Nachrichtenblocks, mit dem die Person, die die Nachricht erhält, wissen kann, was von ihnen erwartet wird. Auf diese Weise kann der Empfänger feststellen, ob von ihm ein Rückruf erwartet wird oder ob ein anderer