Zum Organisieren von Computerdateien stehen viele Tipps zur Verfügung. Was für eine Person geeignet sein kann, ist für Sie möglicherweise nicht geeignet. Für die meisten Menschen ist es extrem einfach, innerhalb eines Jahres viele Dateien zu erstellen.

Das Problem liegt in der einfachen Verwaltung dieser Dateien und Arbeitsmappen.

Denken Sie nach. * Bevor Sie einen Namen in eine Datei einfügen, überlegen Sie, wie erkennbar dieser Titel für Sie einige Monate oder Jahre später sein wird. Erinnern Sie sich an den Titel, den Sie in der Datei haben? Das Beschriften von Dateien mit definierbaren Titeln hilft Ihnen beim Beschriften anderer Computerdateien.

Titel. * Titel Ihrer Ordner logisch. Erstellen Sie Unterordner in den Ordnern größerer Kategorien, und stellen Sie dabei sicher, dass Sie logische Titel angeben, die Sie vor dem Öffnen an den Dateiinhalt erinnern. Wenn Sie ein Heimbudget auf Ihrem Computer haben, können Sie sich daran erinnern, wann die Datei erstellt wurde, indem Sie den Monat und das vollständige Jahr in den Dateinamen eingeben. Ein Beispiel hierfür wäre das Erstellen von Unterordnern für Haushaltsbudgets oder Ausgaben innerhalb des größeren Kategorieordners „Finanzen“. Für das Budget kann ein Unterordner erstellt werden, um Ihr neues Deck oder Ihre Landschaftsarbeiten zu erstellen, die Sie hoffentlich in Ihrem Vorgarten ausgeführt haben. In einem anderen Unterordner können Sie die Autokosten oder das College-Budget für Ihr Kind angeben, das an einem College außerhalb Ihres Heimatgebiets wohnt.

Speicherort. * Platzieren Sie häufig verwendete Computerdateien im Ordner eines Favoriten. Benennen Sie den Ordner mit einem Kategorienamen. Alle Dokumente unter dem Kategorieordner können in Unterordner unterteilt werden, um den Inhalt weiter zu definieren. Wenn Sie zu viele Dateien für Ihre Kategorie gesammelt haben, teilen Sie die Computerdatei in einen anderen Ordner mit dem Kategorienamen und einem neuen Datum auf. Die Datumskategorie identifiziert die Datei und den Zeitpunkt, zu dem die Dokumente erstellt wurden. Wenn Sie täglich verwendete Dateien an einem schnell erkennbaren Ort ablegen, kann das spätere Auffinden von Informationen weniger zeitaufwändig sein.

Fotos. * Nehmen Sie sich beim Ablegen von Fotos oder Bildern Zeit, um das Bild zu benennen.

Platzieren Sie einen Monats-, Jahres- oder Ortsnamen im Bild. Wenn Sie nach Ihren Lieblingsurlaubsbildern suchen, können Sie sich an unvergessliche Momente erinnern, in denen Ihre Fotos übersichtlich sind.

Speicherplatz. * Berücksichtigen Sie den verfügbaren Speicherplatz auf Ihrer Festplatte in Ihrem Computer. Sind Sie mit der Datenmenge, die Sie Ihrem System hinzufügen können, begrenzt? Durch das Speichern alter Daten auf einem Memory Stick oder einer beschreibbaren CD kann wertvoller Speicherplatz auf Ihrem Computersystem frei werden. Wenn Sie die Daten auf Ihrem Memory Stick oder Ihrer beschreibbaren CD organisiert halten, können Sie Ihre gespeicherten Informationen später leichter abrufen.

Websites. * Verwenden Sie die Unterordner in Ihrem Webbrowser-Verzeichnis, um Ihre bevorzugten Websites zu organisieren. Wenn Sie Ihren Webbrowser auf dem neuesten Stand halten, werden alte Website-Links entfernt, die nicht funktionieren.

Wenn Sie täglich einen Computer verwenden oder wenn Sie Ihren Computer gelegentlich verwenden, wird das Navigieren in Ihrem Computer weniger frustrierend, wenn Sie die Dateien organisiert halten. In einer Gesellschaft, die auf einen schnellen Zugriff auf Ressourcen angewiesen ist, sorgt die effektive Verwaltung Ihrer Dateien für weniger Unordnung und mehr Effizienz.