Haben Sie jemals bemerkt, dass E-Mails zu einem gemischten Segen geworden sind?

Während E-Mails sowohl für Unternehmen als auch für Familien eine immense Hilfe sein können, kann sie auch schnell zu einem überwältigenden Durcheinander werden, über das man scheinbar keine Kontrolle mehr haben kann. Das Organisieren von E-Mails ist eine der besten Möglichkeiten, um diesen chaotischen gemischten Segen unter Kontrolle zu bringen. Überraschenderweise ist dies sehr einfach. Sie müssen lediglich diese wenigen einfachen Richtlinien befolgen und haben ein reibungslos funktionierendes E-Mail-System, das vollständig organisiert ist.

Beginnen Sie sofort. * Das größte Problem beim Organisieren von E-Mails ist, dass jeder immer sagt: „Ich werde später darauf zurückkommen.“ Obwohl dies völlig verständlich ist, ist dies möglicherweise das Schlimmste, was Sie tun können, da sich die E-Mail einfach weiter in Ihrem Posteingang aufbaut, während Sie darauf warten, „eine Runde zu machen“. Indem Sie sofort mit der Organisation Ihrer E-Mails beginnen oder zumindest sobald Sie sich dazu entschließen, reduzieren Sie den Arbeitsaufwand, den Sie später erledigen müssen.

Erstellen Sie separate Boxen oder Ordner. * Unabhängig davon, welche Art von E-Mail-System Sie verwenden (es kann sich um _Outlook, G-Mail, _ oder _Y-Mail handeln! _), Können Sie separate Boxen oder Ordner erstellen Ordner, in die Sie Ihre E-Mail trennen können. Eine Möglichkeit, dies zu betrachten, besteht darin, sich Ihr E-Mail-Konto als Aktenschrank mit separaten Schubladen vorzustellen. Beschriften Sie die einzelnen Schubladen mit Namen wie „Arbeit“, „Persönlich“ oder „Rechtlich“. In jeder dieser „Schubladen“ können Sie separate Dateien erstellen, die Sie weiterhin so genau aufteilen können, wie Sie es sich wünschen könnten.

Regeln erstellen. * Unabhängig davon, welche Art von E-Mail-System Sie verwenden, können Sie Regeln für die automatische Sortierung erstellen. Diese automatischen Sortierungen werden je nach verwendetem System mit Namen wie „Regeln“ oder „Filter“ aufgerufen und können eine immense Hilfe bei der Organisation Ihrer E-Mails sein. Durch das Erstellen einer einfachen Regel kann Ihr E-Mail-System automatisch eine E-Mail an die richtige Datei für Sie senden, sodass alles ordnungsgemäß organisiert bleibt.

Pflegen und aktualisieren Sie Ihre Methoden. * Alles ändert sich im Laufe der Zeit, und Ihr E-Mail-System ist nicht anders. Dies bedeutet, dass Sie sich die Zeit nehmen sollten, alle von Ihnen implementierten Methoden zu warten und zu aktualisieren. Im Durchschnitt ist einmal im Monat die Zeit, die Sie benötigen, um Ihr System auf dem neuesten Stand zu halten. Gehen Sie Ihr System durch und prüfen Sie, ob Sie immer noch bestimmte Regeln verwenden, bestimmte E-Mails benötigen usw. Wenn Sie dies nicht tun, archivieren Sie diese Regeln oder E-Mails.