Oft denken die Leute, dass das Organisieren von Papierdateien eine Aufgabe ist, vor der man sich fürchten muss. Immerhin, wer möchte wirklich durch langweilige alte Papiere sortieren, die Sie wirklich nicht mehr brauchen. Das heißt, bis zu dem Tag, an dem sie die Geburtsurkunde von Junior finden müssen und sich nicht mehr an den letzten Ort erinnern können, an dem sie sie gesehen haben. Anstatt bis zur letzten Minute zu warten und gestresst und in Panik zu geraten, weil Sie nicht sofort genau das finden, wonach Sie suchen, nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihre Papierdateien zu organisieren. Sie werden feststellen, dass es überraschend einfach ist.

Nehmen Sie sich Zeit. * Das Organisieren von Papierdateien dauert einige Zeit. Tatsächlich wird es oft viel Zeit in Anspruch nehmen. Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Arbeit gleich beim ersten Mal richtig erledigen und nichts verlieren, sollten Sie ein Wochenende oder sogar das gesamte Wochenende, an dem Sie nur organisieren, mehrere Stunden einplanen. Auf diese Weise müssen Sie wahrscheinlich nicht mehr aufhören, was Sie tun, und Ihren Zug verlieren und vergessen, wo Sie diese Heiratsurkunde abgelegt haben.

Besorgen Sie sich die richtigen Vorräte. * Eines der Schlüsselelemente für die Organisation von Papierdateien ist die tatsächliche Versorgung. In diesem Fall bedeutet dies normalerweise Ordner, Heftklammern, Büroklammern, Etiketten und eine Art Aufbewahrungsgerät wie einen Aktenschrank. Das Erstellen einer digitalen Kopie Ihrer Papierdateien wird immer beliebter, schon allein aus Gründen des einfachen Zugriffs und der Größe. Wenn Sie daran denken, benötigen Sie auch einen Computer und einen Scanner.

Erstellen Sie ein System. * Wenn Sie Ihre Papierdateien organisieren, müssen Sie ein Ablagesystem erstellen. Während jeder möchte, dass sein System von allen anderen verwendet werden kann, gibt es wirklich nur eine Person, die wirklich wissen muss, wie man es verwendet, und das sind Sie. Egal für welches System Sie sich entscheiden, solange Sie wissen, wie man es verwendet, funktioniert es einwandfrei. Eine Idee besteht darin, einen großen „Themen“ -Ordner mit kleineren „Unterthemen“ -Ordnern zu erstellen. Sie können beispielsweise einen Ordner oder ein Regal in einem Schrank mit Finanzinformationen erstellen und kleinere Ordner, die von Personen in Ihrer Familie aufgeschlüsselt werden, und noch mehr nach Jahr und Monat.

Warten Sie das System. * Nachdem Sie alle Ihre Informationen sortiert und das von Ihnen entwickelte System implementiert haben, müssen Sie es warten. Ohne ordnungsgemäße Wartung laufen Sie Gefahr, Ihre Papierdateien zu verlieren und zumindest ein Durcheinander zu haben, das neu organisiert werden muss. Sparen Sie sich den langfristigen Ärger, indem Sie die Arbeit erledigen, während Sie gehen.