Das Organisieren von Belegen ist ein wichtiges Instrument, um nicht nur die Finanzen des Büros zu verstehen, sondern für alle Finanzarbeiten im Allgemeinen. Wie kann man besser wissen, wohin Ihr Geld fließt? Wenn Sie sich jedoch nicht die Zeit nehmen, sich tatsächlich hinzusetzen und Ihre Quittungen zu organisieren, werden Sie sowohl finanziell als auch physisch ein großes Durcheinander haben. Um die bestmögliche Wirkung Ihrer Belege zu erzielen, sollten Sie die Belege auf zwei verschiedene Arten organisieren. Der erste Weg ist die Einführung eines physischen Papiersystems. Das zweite ist die Verwendung eines elektronischen Systems. Diese beiden Systeme werden hier detailliert beschrieben.

Papiersystem.

Beginnen Sie mit der Organisation Ihrer Belege, indem Sie ein hängendes Dateisystem einrichten. Holen Sie sich drei hängende Ordner und kennzeichnen Sie sie als aktuellen Monat, letzten Monat und Archiv. Platzieren Sie neben jedem dieser großen Ordner einige kleinere, die Sie nach Kategorien kennzeichnen können. Sie können beispielsweise Themen für Lebensmittel, Gas, Wohnen, Unterhaltung usw. festlegen. Wenn Sie nach Hause kommen, legen Sie jede Quittung in die entsprechende Datei. Wenn Sie die Daten aus den Belegen in Ihr elektronisches System eingeben, setzen Sie ein kleines Häkchen darauf, damit Sie nicht verwirrt werden.

Geben Sie mindestens einmal im Monat, normalerweise wenn Sie mit der Planung des Budgets für den nächsten Monat beginnen, die Daten aus den Belegen in Ihr elektronisches System ein.

Nachdem Sie Ihr Scheckbuch ausgeglichen und das Budget für den nächsten Monat geplant haben, verschieben Sie einfach Ihren Ordner „Aktueller Monat“ an den Speicherort: Letzter Monat. Anschließend kann der vorherige Ordner „Letzter Monat“ in Archiven abgelegt werden. Halten Sie die Archivordner fest und verwenden Sie sie, um Ihnen bei Ihren Steuern zu helfen. Wenn Sie Fragen zu Ausgaben haben, können Sie sich auf diese Weise auf die physische Quittung beziehen und eine Klarstellung erhalten.

Elektronisches System.

Computerprogramme wie Excel und Quicken sind wunderbare Dinge, die für ein elektronisches Belegorganisationssystem verwendet werden können. In der Regel möchten Sie Ihr elektronisches System so einrichten, dass Sie Ihre Ausgaben und Einnahmen verfolgen können. Sie sollten beispielsweise Ihre Ausgaben in drei Abschnitte unterteilen und einen weiteren Abschnitt für Ihr Einkommen erstellen. Die drei Ausgabenabschnitte sollten mit den Überschriften Fest, Variabel und Halbvariabel eingerichtet werden.

In den drei Abschnitten sollten Sie die Informationen eingeben, die für jede Kategorie relevant sind. Sie können beispielsweise Hypothekenzahlungen und Autozahlungen in den Abschnitt Fest eingeben. Die Kosten für Lebensmittel und Gas werden in den Abschnitt „Variable“ aufgenommen. Elemente wie Telefonrechnungen und Stromrechnungen, die sich von Monat zu Monat ändern können (obwohl normalerweise nicht viel), werden in den Abschnitt Semi-Variable aufgenommen. Auf diese Weise können Sie schnell und einfach den durchschnittlichen monatlichen Betrag ermitteln und ein schnelles Budget ausarbeiten. Vergleichen Sie diese Zahlen mit dem, was Sie in Ihren Einkommensordner eingegeben haben, und Sie werden kein Problem damit haben, herauszufinden, wo Sie finanziell stehen.