Haben Sie jemals bemerkt, wie gestresst manche Leute bei der Organisation eines Meetings sind? Aus irgendeinem Grund kommt es in Kürze zu Panik, wenn viele Leute hören, dass sie für ein bevorstehendes Treffen verantwortlich sind. Das Organisieren eines Meetings muss nicht allzu schwierig oder annähernd so panisch sein, wie es die meisten vermuten. Wenn Sie für ein bevorstehendes Meeting verantwortlich sind, anstatt in Panik zu geraten, verwenden Sie diese Richtlinien, um sicherzustellen, dass das Meeting richtig organisiert ist. Wenn Sie die Richtlinien durchgehen, werden Sie feststellen, dass die überwiegende Mehrheit von ihnen wirklich nichts anderes als gesunder Menschenverstand ist.

Wer muss da sein? Machen Sie eine Liste der Personen, die bei Ihrem Meeting anwesend sein müssen, sowie aller Assistenten, die sie möglicherweise haben. Beginnen Sie einige Wochen (wenn möglich) vor Ihrem Meeting mit der Erstellung dieser Liste. Auf diese Weise haben Sie genügend Zeit, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer an der Besprechung teilnehmen. Außerdem können Sie die Besprechung verschieben, wenn die Schlüsselpersonen nicht anwesend sein können. Was wird in der Besprechung besprochen? Wenn Sie Besprechungen haben, muss es normalerweise einen Grund dafür geben. Entscheiden Sie, worum es im Hauptthema des Meetings geht und was jede Person zum Meeting beitragen wird. Jeder, der zu dem Meeting beiträgt, muss so schnell wie möglich wissen, wofür er verantwortlich ist, damit er sich vorbereiten kann. Wann findet das Treffen statt? Wählen Sie ein Datum für ein paar Wochen aus und wählen Sie dieses als vorläufige Besprechungszeit. So haben Sie genügend Zeit, um mit allen Beteiligten in Kontakt zu treten und ihre Zeitpläne zu löschen. Falls die Hauptpersonen zu diesem Zeitpunkt nicht teilnehmen können, können Sie auch einen anderen Zeitpunkt für Ihr Meeting auswählen. Wo wird das Treffen stattfinden? Wenn Sie sich ansehen, wo Sie Ihr Meeting abhalten werden, entscheiden Sie sich für einen Ort, der für alle Beteiligten für beide Seiten akzeptabel ist. Wählen Sie einen Ort aus, der über die Ressourcen, den Raum und die Atmosphäre verfügt, nach denen Sie in Ihrer Besprechung suchen, und reservieren Sie ihn dann für Ihre Besprechungszeit. Bestätigen Sie mit allen (und ihrem Assistenten). Wenn Sie alle anderen wichtigen Faktoren geklärt haben, bestätigen Sie mit allen, dass sie teilnehmen werden. Bestätigen Sie nicht nur mit den Hauptpersonen, die an dem Meeting teilnehmen, sondern auch mit ihren Assistenten. Dies funktioniert als Sicherheitsredundanz und begrenzt die Möglichkeit einer Fehlkommunikation. **