Das Vorbereiten von E-Mails für eine einfache Organisation hilft Ihnen zwar nicht genau beim Ablegen Ihrer E-Mails, aber anderen. Überraschenderweise ist das Vorbereiten Ihrer E-Mails relativ einfach. Um Ihre E-Mails so gut wie möglich zu organisieren, müssen Sie lediglich sicherstellen, dass Sie die Richtlinien kennen, und sich bei der Vorbereitung Ihrer E-Mails etwas mehr Zeit nehmen. Nach einer Weile werden Sie die zusätzliche Zeit nicht mehr bemerken, da der gesamte Prozess zu diesem Zeitpunkt zur zweiten Natur geworden ist und Sie feststellen werden, dass das Schreiben effektiver E-Mails viel schneller ist als früher. In der Tat werden Sie feststellen, dass diese Richtlinien Ihnen nicht nur dabei helfen, Ihre E-Mails für eine einfache Organisation vorzubereiten, sondern Ihnen auch dabei helfen, effektiver zu schreiben.

Betreff: * Oft ist die Betreffzeile einer der am meisten übersehenen Teile einer E-Mail. Ob Sie es glauben oder nicht, diese Zeile ist wohl einer der wichtigsten Teile einer E-Mail. Der Grund dafür ist, dass es den Ton für den Rest der E-Mail angibt und dem Empfänger auch eine Vorstellung davon geben kann, worum es in der gesamten E-Mail geht. Seien Sie beim Schreiben des Betreffs so präzise wie möglich und stellen Sie sicher, dass er auch für den Rest der E-Mail relevant ist. Auf diese Weise können Sie den Empfänger (oder Sie), der später nach dieser Nachricht sucht, leichter finden.

Richtig formatieren. * Wenn Sie die E-Mails schreiben, müssen Sie sie entsprechend formatieren. Lassen Sie zu diesem Zweck die rüschen Ergänzungen von professionellen E-Mails weg und speichern Sie sie für diejenigen, die persönlicher sind.

Haben Sie außerdem keine Angst davor, Aufzählungszeichen, Zahlen usw. für Listen zu verwenden. Sie werden Ihnen helfen, den Punkt, den Sie ansprechen möchten, nach Hause zu fahren und jeden Einzelnen angemessen zu informieren. Durch die Verwendung von Aufzählungszeichen und Zahlen können Sie außerdem Informationen, die Sie später benötigen, leichter schnell finden.

Seien Sie so präzise wie möglich. * Es ist außerordentlich einfach, mit dem Schreiben zu beginnen und nicht zu wissen, wann Sie aufhören sollen. Ein Beispiel dafür findet sich in diesem Artikel, der wahrscheinlich etwas länger gedauert hat, als es unbedingt notwendig ist. Seien Sie beim Schreiben Ihrer E-Mails so präzise und auf den Punkt wie möglich. Auf diese Weise können Sie Ihrem Leser helfen, die wichtigen Daten so schnell wie möglich zu finden, und gleichzeitig vermeiden, dass diese wichtigen Daten unter allen anderen Wörtern verloren gehen.

Datieren Sie alles. * Eine der einfachsten Möglichkeiten, E-Mails für die Organisation vorzubereiten, besteht darin, alles zu datieren, was Sie senden.

Verlassen Sie sich nicht nur auf die Daten, die vom Computersystem generiert werden. Indem Sie manuell ein anderes Datum in die E-Mail einfügen, sichern Sie den Computer und stellen sicher, dass alles, was Sie versenden, ordnungsgemäß datiert ist.