Egal, ob Sie in der Schule, bei der Arbeit, in der Kirche oder zu Hause sind, Sie werden irgendwann feststellen müssen, dass Sie irgendeine Art von Einreichung vornehmen müssen. Die meisten Leute legen einfach ihre Papiere, Unterlagen, Garantien oder was auch immer ab, wo immer sie wollen. Dies bedeutet normalerweise, dass Dinge verloren gehen oder weggeworfen werden – einschließlich wichtiger Dinge, die Sie später benötigen. Es gibt ein paar einfache Schritte, die jeder ausführen kann, um sein eigenes narrensicheres Ablagesystem einzurichten.

  1. Wo soll man anfangen. Bevor Sie Ihr Ablagesystem starten, müssen Sie sich einige Fragen stellen. Ist dieses System nur zur Speicherung?

Wird regelmäßig darauf zugegriffen? Was ist der Zweck des Systems, das Sie einrichten? Während Sie die Antworten auf diese Fragen festlegen, sollten Sie die Antworten aufschreiben, damit Sie mit der Beschaffung Ihrer Vorräte beginnen können.

  1. Stil auswählen. Es gibt viele Arten von Ablagesystemen, von denen Sie hören werden. Persönlich müssen Sie entscheiden, was für Ihre Bedürfnisse am besten funktioniert. Von allen verfügbaren Stilen würde ich persönlich empfehlen, dass Sie eine Kombination aus einem alphabetischen und einem farbcodierten System verwenden. Auf diese Weise können Sie schnell auf verschiedene „Themen“ für Ihre Dateien zugreifen und die Informationen in jedem „Thema“ schnell finden. Ich würde vorschlagen, nicht mehr als fünf Farben für Ihr System zu wählen. Wählen Sie beim Kauf Ihrer Verbrauchsmaterialien entweder farbige Registerkarten oder Ordner aus, die zu Ihrem System passen und in dieses passen.

  2. Organisieren Sie Ihre Papiere. Sobald Sie sich für die Art des zu verwendenden Ablagesystems entschieden haben, müssen Sie Ihre Papiere durchgehen und sie trennen und sortieren. Beginnen Sie dazu einfach so allgemein wie möglich und arbeiten Sie auf möglichst spezifische Informationen hin. Haben Sie zum Beispiel einen Abschnitt für Finanzen mit Unterabschnitten für Dinge wie aktuelle Abschlüsse, Gehaltsabrechnungen, Rechnungen und so weiter.

  3. Pflegen Sie Ihr System. Kein Ablagesystem wird jemals funktionieren, ohne es zu warten. Sie müssen jeden Monat mindestens einen bestimmten Tag auswählen, um Ihre Unterlagen einzureichen. Wenn Sie Ihre Einreichung nicht täglich durchführen können, sollten Sie eine Datei oder einen Umschlag für die Papiere aufbewahren, die später weiter eingereicht werden müssen. Mit so etwas können Sie ein organisiertes System an Ort und Stelle halten und ordnungsgemäß warten.