Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Dokument eine Liste mit Namen enthält und diese Namen dann sortiert werden müssen. Das Format, in dem die Namen angezeigt werden, kann jedoch störend sein. Wenn sich die Namen beispielsweise in der Reihenfolge FIRST LAST befinden, kann es schwieriger sein, sie zu sortieren, als wenn sie sich in der Reihenfolge LAST, FIRST befinden. Es gibt jedoch mehrere Möglichkeiten, wie Sie die Aufgabe ausführen können. Eine Möglichkeit ist die Verwendung von Tabellen. Sie müssen lediglich die folgenden allgemeinen Schritte ausführen:

  1. Konvertieren Sie den Text in eine Tabelle, wobei Sie das Leerzeichen zwischen Vor- und Nachnamen als Trennzeichen zwischen den Spalten verwenden.

  2. Sortieren Sie die Namen anhand der zweiten Spalte, die den Nachnamen enthält.

  3. Konvertieren Sie die Tabelle wieder in Text.

Dieser Vorgang mag schwierig klingen, kann jedoch sehr schnell ablaufen und ermöglicht es Ihnen, leicht zu sehen, was Word während des Sortierens tut.

Ein anderer Ansatz, bei dem nicht mit Tabellen herumgespielt werden muss, besteht darin, den Text einfach nach Wörtern zu sortieren. Sie können dies tun, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

  1. Stellen Sie sicher, dass die Namen in Ihrem Dokument so angeordnet sind, dass nur eine Person pro Absatz vorhanden ist.

  2. Wählen Sie alle Absätze mit Namen aus.

  3. Wählen Sie die Option Sortieren aus dem Menü Tabelle. Word zeigt das Dialogfeld Text sortieren an. (Siehe Abbildung 1.)

  4. Klicken Sie auf Optionen. Word zeigt das Dialogfeld Sortieroptionen an. (Siehe Abbildung 2.)

  5. Wählen Sie die Option Andere.

  6. Löschen Sie alles, was sich in der Box rechts neben „Andere“ befindet, und ersetzen Sie es durch ein einzelnes Leerzeichen. (Sie teilen Word mit, dass Sie Leerzeichen als Trennpunkt zwischen Sortierfeldern betrachten möchten.)

  7. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Sortieroptionen zu schließen.

  8. Verwenden Sie die Dropdown-Listen Sortieren nach, um das Wort anzugeben, nach dem Sie sortieren möchten. Wenn Sie beispielsweise nach Nachnamen (dem Wort nach dem ersten Leerzeichen) sortieren möchten, sollten Sie in der Dropdown-Liste Sortieren nach Wort 2 auswählen.

  9. Klicken Sie auf OK, um Ihre Namen zu sortieren.

Sie sollten beachten, dass dieser Ansatz nur abhängig von der Konstruktion der Namen in Ihrer Liste ordnungsgemäß funktioniert. Wenn es für jede Person nur einen Vor- und Nachnamen gibt, funktioniert die Sortierung einwandfrei. Es funktioniert auch gut, wenn für jede Person ein Vor-, Mittel- und Nachname vorhanden ist. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie in Schritt 8 Word 3 auswählen. Es treten jedoch Probleme auf, wenn für einige Personen zwei Namen und für drei Personen zwei Namen vorhanden sind für andere. In diesen Fällen funktioniert selbst der zuerst erwähnte Ansatz zum Konvertieren in eine Tabelle nicht ordnungsgemäß. In diesem Fall müssen Sie etwas tun, um sicherzustellen, dass Word Vor- und Nachnamen so behandelt, als wären sie ein einzelnes Wort. Zum Beispiel durch Trennen durch ein nicht unterbrechendes Leerzeichen.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (1563) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Alphabetisierung nach Nachnamen.