John hat an einer Reihe von Bauvertragsspezifikationen gearbeitet (50-75 Dokumente, die als ein Paket gedruckt wurden). Die Fußzeile für jedes Dokument muss genau dieselbe Projektbeschreibung und denselben Projekttitel enthalten.

Also machte John einen AutoText-Eintrag für die Beschreibung und den Titel.

Er stellte jedoch fest, dass die AutoText-Aktion in verschiedenen Dokumenten unterschiedlich war, als er versuchte, sie in den Fußzeilen zu verwenden.

Manchmal bekam John das normale AutoText-Verhalten (geben Sie die ersten vier Zeichen des AutoText-Namens ein und er erhielt ein Popup-Angebot zum Einfügen des AutoText-Eintrags, wenn er die Eingabetaste drückte). Manchmal konnte er das Popup nicht erhalten, aber wenn er F3 drückte, fügte Word den AutoText-Eintrag ein. Ein anderes Mal, als er F3 drückte, sagte Word, dass das, was er tippte, kein gültiger AutoText-Name war.

Es gibt ein paar Dinge, die Sie überprüfen können. Zuerst sollten Sie überprüfen, wo Sie den AutoText-Eintrag platziert haben. AutoText-Einträge werden meistens in der Vorlage Normal.dot gespeichert, können jedoch in praktisch jeder Vorlage gespeichert werden. Wenn Sie den Eintrag tatsächlich in einer anderen Vorlage als Normal.dot gespeichert haben und einige Ihrer Spezifikationsdokumente diese andere Vorlage nicht verwenden, ist der AutoText-Eintrag nicht vorhanden.

Wenn Sie den AutoText-Eintrag in einer anderen Vorlage gespeichert haben, sollten Sie überprüfen, ob in der Normal.dot-Vorlage ein widersprüchlicher Eintrag vorhanden ist.

Wenn es einen Konflikt gibt – möglicherweise zwei Einträge, deren Schreibweise sehr nahe beieinander liegt -, wird AutoText möglicherweise verwirrt, welcher Eintrag angezeigt werden soll.

Auf der Registerkarte AutoText des Dialogfelds AutoCorrect können Sie sehen, welche AutoText-Einträge in welchen Vorlagen enthalten sind. (Wählen Sie Einfügen | AutoText | AutoText.) Sie können den Organizer auch verwenden, um die AutoText-Einträge in einer Vielzahl von Vorlagen zu verwalten.

Wenn Sie weiterhin Probleme mit dem AutoText-Eintrag haben, können Sie ihn ganz aufgeben und auf andere Weise Konsistenz in Ihren Fußzeilen erzielen. Sie können dies tun, indem Sie den gewünschten Text in der Fußzeile in eine Textdatei einfügen und ihn dann mithilfe von Feldern in Ihre Fußzeile aufnehmen. Befolgen Sie diese allgemeinen Schritte:

  1. Erstellen Sie außerhalb von Word eine Textdatei (mit Notepad oder einem anderen Texteditor), die den gewünschten Text in der Fußzeile enthält.

  2. Zeigen Sie in Word Ihre Fußzeile an und positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle, an der der Text angezeigt werden soll.

  3. Wählen Sie im Menü Einfügen die Option Feld. Word zeigt das Dialogfeld Feld an.

  4. Stellen Sie sicher, dass das Steuerelement „Kategorien“ auf „Alle“ gesetzt ist, damit alle Felder im Dialogfeld aufgelistet werden.

  5. Wählen Sie in der Liste der Felder IncludeText. Die Optionen auf der rechten Seite des Dialogfelds ändern sich je nach Auswahl.

  6. Geben Sie im Feld Dateiname oder URL den vollständigen Pfad und Dateinamen für die Textdatei ein, die Sie in Schritt 1 erstellt haben.

  7. OK klicken.

Das ist es. Sie haben den Text jetzt in die Fußzeile aufgenommen. Sie können den Text in all Ihren Dokumenten ändern, indem Sie ihn einfach in der Textdatei ändern. Wenn Word so konfiguriert ist, dass es beim Drucken aktualisiert wird, wird das Feld in der Fußzeile bei jedem Druckvorgang aktualisiert (die Textdatei wird neu geladen).

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (367) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003.