Abulkalam verfügt über mehrere Dokumente, für die eine fortlaufende Seitennummerierung von einem Dokument zum anderen gewünscht wird. Wenn ein Dokument eine hinzugefügte oder gelöschte Seite hat, muss er die Seitennummerierung in den folgenden Dokumenten manuell ändern. Er weiß, dass er Stammdokumente und Unterdokumente verwenden kann, aber diese Dose Würmer möchte er nicht öffnen.

Abulkalam fragt sich, ob es eine Möglichkeit gibt, die Notwendigkeit zu vermeiden, die Seitenzahlen ständig manuell zu ändern.

In Word gibt es keine Möglichkeit, dies automatisch zu tun. Sie können eine Problemumgehung versuchen, indem Sie Felder in Ihren Dokumenten verwenden. Dies wird jedoch etwas komplex. Nehmen wir als Beispiel an, Sie haben drei Dokumente, die jeweils Kapitel in einem größeren Buch darstellen. Chap1.doc hat 15 Seiten, Chap2.doc hat 11 Seiten und Chap3.doc hat 17 Seiten. Öffnen Sie zunächst Chap1.doc und befolgen Sie die folgenden allgemeinen Schritte:

  1. Fügen Sie irgendwo auf der vorletzten Seite des Dokuments (in diesem Fall Seite 14) einen fortlaufenden Abschnittswechsel ein.

  2. Drücken Sie in der Fußzeile des ersten Abschnitts des Dokuments Strg + F9.

Dadurch werden zwei Feldklammern eingefügt, in die Sie das Wort PAGE eingeben sollten.

  1. Drücken Sie F9, um das gerade erstellte Feld zu reduzieren. Dies repräsentiert die Seitenzahl der aktuellen Seite.

  2. Klicken Sie in der Kopf- und Fußzeilensymbolleiste (sie sollte sichtbar sein, da Sie in der Fußzeile arbeiten) auf die Schaltfläche Weiter anzeigen. Dadurch gelangen Sie zur Fußzeile im letzten Abschnitt des Dokuments, der sich nach dem in Schritt 1 eingefügten Abschnittswechsel befindet.

  3. Klicken Sie auf das gleiche Werkzeug wie vorher, damit es nicht ausgewählt wird. Dadurch wird die Verknüpfung der Fußzeile im letzten Abschnitt von der zuvor erstellten Fußzeile „aufgehoben“.

  4. Löschen Sie das Feld PAGE in der Fußzeile. (Keine Sorge, das Feld ist auf den vorherigen Seiten noch vorhanden, da Sie die Fußzeile dieses Abschnitts von der Fußzeile des vorherigen Abschnitts getrennt haben.)

  5. Drücken Sie Strg + F9, um ein Paar Feldklammern einzufügen, in die Sie das Wort NUMPAGES eingeben sollten.

  6. Drücken Sie F9, um das gerade erstellte Feld zu reduzieren.

  7. Wählen Sie das gerade erstellte Feld aus und drücken Sie Umschalt + Strg + F5. Word zeigt das Dialogfeld Lesezeichen an. (Siehe Abbildung 1.)

  8. Geben Sie einen einfachen Lesezeichennamen ein, z. B. bk. Wenn Sie auf Hinzufügen klicken, wird das Lesezeichen erstellt.

  9. Schließen Sie das Dialogfeld Lesezeichen.

  10. Schließen Sie die Kopf- und Fußzeilensymbolleiste und speichern Sie Ihr Dokument.

Jetzt müssen Sie die gleichen allgemeinen Schritte im Dokument Chap2.doc ausführen, außer dass die Felder, die Sie verwenden, etwas komplexer sein müssen.

Angenommen, die Dokumentdateien werden im Verzeichnis unter C: \ MyDocs \ Example gespeichert, würden Sie in Schritt 2 das folgende zusammengesetzte Feld verwenden:

{ ={ INCLUDETEXT "\\MyDocs\\Example\\Chap1.doc" bk \! } + { PAGE } }

Verwenden Sie dazu das Feld INCLUDETEXT, um das Lesezeichen bk aus Chap1.doc (die Gesamtzahl der Seiten in diesem Dokument) abzurufen und die aktuelle Seitenzahl zu diesem Wert hinzuzufügen. Daher wird die Nummerierung unabhängig von der Seitenzahl in Kapitel 1.doc fortgesetzt.

Das Feld, das Sie in Schritt 7 verwenden sollten, ist ähnlich komplex:

{ ={ INCLUDETEXT "\\MyDocs\\Example\\Chap1.doc" bk \! } + { NUMPAGES } }

Das war’s für deine Chap2.doc-Datei; Die Seitennummerierung sollte einwandfrei funktionieren. In der Chap3.doc-Datei führen Sie wieder dieselben Schritte aus und verwenden dieselben komplexen Felder wie in der Chap2.doc-Datei. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie in den Feldern auf folgende Weise auf Chap2.doc verweisen:

{ ={ INCLUDETEXT "\\MyDocs\\Example\\Chap2.doc" bk \! } + { PAGE } } { ={ INCLUDETEXT "\\MyDocs\\Example\\Chap2.doc" bk \! } + { NUMPAGES } }

Beachten Sie, dass beim Hinzufügen oder Löschen von Seiten zu einem der Dokumente die darin enthaltenen Seitenzahlen automatisch aktualisiert werden, wenn die Felder aktualisiert werden. (Felder werden aktualisiert, wenn Sie sie manuell aktualisieren oder wenn Sie die Druckvorschau drucken oder verwenden möchten.)

Es gibt natürlich ein paar „Gottchas“, die Sie beachten müssen, wenn Sie diesen Ansatz verwenden. Erstens, wenn Sie den fortlaufenden Abschnittswechsel (Schritt 1) ​​aus einer der Dateien löschen, werden Sie die Dinge wirklich durcheinander bringen. Zweitens, wenn Sie die Dokumente in einen anderen Ordner verschieben (oder an eine andere Person senden, die einen anderen Ordner verwendet), funktionieren die Felder überhaupt nicht.

Drittens, wenn Sie mehrere Abschnitte in Ihren Dokumenten verwenden, kann dieser Ansatz etwas komplexer werden, wenn Sie versuchen, diese Abschnitte zu kompensieren.

Ein anderer Ansatz besteht darin, ein Makro zu verwenden, um die Seitennummerierung zu handhaben. Das Makro kann alle Ihre Dateien durchgehen und die Startseitenzahlen so einstellen, dass sie für diese Dateien geeignet sind. Das Folgende ist ein Beispiel für ein solches Makro:

Sub PageNumberReset()

Dim pgNo As Long     Dim n As Long     Dim pathName As String     Dim fileNames     Dim thisFile As String     Dim aRange As Range

' Specify the path to the document files     pathName = "C:\MyDocs\Example\"

' Create an array holding the document file names, in sequence     fileNames = Array("Chap1.doc", "Chap2.doc", "Chap3.doc")



pgNo = 0     For n = 0 To UBound(fileNames)

thisFile = pathName & fileNames(n)

Application.Documents.Open (thisFile)

ActiveDocument.Sections(1).Headers(1).PageNumbers.StartingNumber = pgNo + 1         Set aRange = ActiveDocument.Range         aRange.Collapse Direction:=wdCollapseEnd         aRange.Select         pgNo = Selection.Information(wdActiveEndAdjustedPageNumber)

Application.Documents(thisFile).Close Savechanges:=wdSaveChanges     Next n End Sub

Um das Makro zu verwenden, müssen Sie nur das Verzeichnis angeben, in dem die Dokumente gespeichert sind, und die Dokumentdateinamen in das Array fileNames einfügen. Das Makro legt fest, dass das erste Dokument auf Seite 1 beginnt und jedes nachfolgende Dokument mit einer mehr als der höchsten Seitenzahl im vorherigen Dokument beginnt. Wenn Sie die Anzahl der Seiten in einem der Dokumente ändern, müssen Sie das Makro erneut ausführen.

Wenn Sie keine Felder oder Makros für die Seitennummerierung verwenden möchten, können Sie Ihre Dokumentstruktur überdenken und alle verschiedenen Dokumente zu einem einzigen Dokument zusammenfassen. Sie können sich auch vollständig von Word entfernen und Ihr Seitenlayout in einem Desktop-Publishing-Programm wie InDesign erstellen, das auf die Seitennummerierung mehrerer Dateien spezialisiert ist.

_Hinweis: _

Wenn Sie wissen möchten, wie die auf dieser Seite (oder auf einer anderen Seite der WordTips-Websites) beschriebenen Makros verwendet werden, habe ich eine spezielle Seite vorbereitet, die hilfreiche Informationen enthält.

Klicken Sie hier, um diese spezielle Seite in einem neuen Browser-Tab zu öffnen.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (1843) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Automatische Seitenzahlen über mehrere Dokumente hinweg.