Die meisten E-Mail-Client-Programme – insbesondere diejenigen, die einfachen Text anstelle von HTML verwenden – „brechen“ automatisch jede E-Mail-Zeile mit 70 oder 72 Zeichen. Glücklicherweise unterbrechen sie normalerweise keine Zeile in der Mitte eines Wortes, sondern am Anfang des Wortes, das die 70- oder 72-Zeichen-Marke erreicht.

Leider kann dies einige nachteilige Auswirkungen auf E-Mails haben, die Sie in Word verfassen. Einige Ihrer Zeilen können, wenn sie von Ihrem Empfänger angezeigt werden, seltsam aussehen, an nicht optimalen Stellen brechen und im Allgemeinen ziemlich funky aussehen. Die Lösung besteht natürlich darin, dass Sie jede Linie unterbrechen, wenn die entsprechende Stelle auf der Linie erreicht ist. Auf diese Weise können Sie im Voraus steuern, wie Ihr Empfänger Ihre Nachricht sieht.

Sie können dies bei Bedarf manuell tun, indem Sie Ihre Nachrichtenränder so einstellen, dass horizontal nur 7 oder 7,2 Zoll Platz vorhanden sind. Sie würden dann eine 12-Punkt-Monospace-Schriftart wie Courier verwenden, um die Nachricht einzugeben. Wenn ein Wort in die nächste Zeile umgebrochen wird, drücken Sie einfach die Rücktaste an den Wortanfang und drücken Sie die Eingabetaste.

Dies kann sehr schnell sehr alt werden, selbst wenn Sie nur eine mäßige Menge an E-Mails senden. Die bessere Lösung besteht darin, Word zu erlauben, die Pausen für Sie zu machen, aber es scheint keine solche Fähigkeit in Word zu geben. (Sie können Ihre Optionen in Outlook oder Outlook Express so einrichten, dass Zeilen automatisch für Sie unterbrochen werden. Dies gibt Ihnen jedoch keine so gute Kontrolle wie direkt in Word.)

Dies bringt uns auf makroökonomisches Gebiet. Mit dem folgenden Makro können Sie das aktuelle Dokument überprüfen und jeden Absatz automatisch „zerlegen“, sodass keine Zeile länger als 70 Zeichen ist.

Sub ChopItUp()

Dim DocThis As Document, docThat As Document     Dim sParRaw As String     Dim iParCount As Integer, iParOut As Integer     Dim J As Long, X As Integer     Dim iLineWidth As Integer     Dim sLeft As String, sRight As String     Dim sTemp As String

iLineWidth = 70

Set DocThis = ActiveDocument     Documents.Add     Set docThat = ActiveDocument     DocThis.Activate

iParCount = DocThis.Paragraphs.Count     iParOut = 0     For J = 1 To iParCount         sParRaw = DocThis.Paragraphs(J).Range.Text         If Right(sParRaw, 1) = Chr(13) Then             sParRaw = Left(sParRaw, Len(sParRaw) - 1)

End If

sRight = sParRaw         If Len(sRight) > iLineWidth Then             While Len(sRight) > iLineWidth                 sLeft = Left(sRight, iLineWidth)

sRight = Mid(sRight, iLineWidth + 1)

flgDoIt = True                 If Left(sRight, 1) = " " Then                     sRight = Mid(sRight, 2)

flgDoIt = False                 End If                 If Right(sLeft, 1) = " " Then                     sLeft = Left(sLeft, Len(sLeft) - 1)

flgDoIt = False                 End If

If flgDoIt Then                     X = InStr(LTrim(sLeft), " ")

If X > 0 Then                         sTemp = ""

While Right(sLeft, 1) <> " "

sTemp = Right(sLeft, 1) & sTemp                             sLeft = Left(sLeft, Len(sLeft) - 1)

If Len(sLeft) = 0 Then                                 sLeft = sTemp & " "

sTemp = ""

End If                         Wend                         sRight = sTemp & sRight                     End If                     sLeft = Trim(sLeft)

End If

docThat.Paragraphs.Add                 docThat.Paragraphs(docThat.Paragraphs.Count).Range = sLeft                 sLeft = ""

sRight = Trim(sRight)

Wend         End If         docThat.Paragraphs.Add         docThat.Paragraphs(docThat.Paragraphs.Count).Range = sRight     Next J End Sub

Wenn Sie dieses Makro ausführen, wird ein brandneues Dokument geöffnet und die Informationen aus dem alten Dokument in dieses kopiert. Dabei wird sichergestellt, dass jede Zeile nicht länger als 70 Zeichen ist. Das neue Dokument enthält keine Formatierung. (Da Sie Klartext-E-Mails zusammenstellen, sollte dies kein Problem sein.) Wenn Sie eine andere Zeilenbreite wünschen, müssen Sie lediglich den iLineWidth im Makro zugewiesenen Wert ändern.

_Hinweis: _

Wenn Sie wissen möchten, wie die auf dieser Seite (oder auf einer anderen Seite der WordTips-Websites) beschriebenen Makros verwendet werden, habe ich eine spezielle Seite vorbereitet, die hilfreiche Informationen enthält.

Klicken Sie hier, um diese spezielle Seite in einem neuen Browser-Tab zu öffnen.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (1336) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Zeilen in E-Mail brechen.