Wenn Word Informationen sortiert, erfolgt dies gemäß den zugrunde liegenden Codes, die zur Darstellung von Zeichen auf dem Bildschirm verwendet werden. PCs und die meisten anderen kleinen Computer wie der Macintosh verwenden den ANSI-Zeichensatz oder möglicherweise den Unicode-Zeichensatz. Unabhängig davon, welcher Satz verwendet wird, wird jedem Zeichen ein eindeutiger numerischer Wert zugewiesen. Diese Zuweisung erfolgt, weil Computer nur Zahlen und keine Zeichen bearbeiten können.

Beim Sortieren sortiert Word Informationen tatsächlich anhand der zugrunde liegenden Zeichencodes und nicht anhand der Zeichen selbst. Beispielsweise ist der ANSI-Zeichencode für den Buchstaben C 67 und der Wert für B 66. Durch Sortieren der Zeichencodes in aufsteigender Reihenfolge steht B immer vor C.

Dies kann zu Problemen führen, wenn es darum geht, einige Textarten zu sortieren. Beispielsweise können Sie ein Glossar, einen Index oder eine Bibliographie erstellen und möchten, dass „Bruder, Charles“ vor „Bruder Roberts“ steht (mit anderen Worten, Sie möchten, dass das Komma beim Sortieren ignoriert wird).

Leider können Sie dies in Word nicht tun – die Sortierung erfolgt wie bereits beschrieben. Während die ersten sieben Zeichen jedes Begriffs („Bruder“)

Übereinstimmung wird das Leerzeichen immer vor dem Komma sortiert. Warum? Weil das Leerzeichen einen niedrigeren numerischen Zeichencode hat als das Komma.

Das gleiche Problem tritt auf, wenn Begriffe sortiert werden, die Abkürzungen enthalten, wie „St. Charles“ und „Saint Jerome“. In traditionellen Literaturverzeichnissen würde „St. Charles“ vor „Saint Jerome“ erscheinen. In mechanischen Indizes (ein Index, der nach einem Computerprogramm wie Word sortiert ist, wird als mechanischer Index bezeichnet) ist das Gegenteil der Fall, da das „t“ in „St.“ kommt nach dem „a“ in „Saint“.

Wenn jemand fest entschlossen ist, eine Liste von Texten zu erstellen, die im großen literarischen Stil sortiert sind, besteht die einzige Lösung darin, dies von Hand zu tun oder einen Umgehungsprozess zu verwenden. Zum Beispiel könnten Sie alle Instanzen von „St. Charles“ als „Saint Charles“ schreiben, aber „Saint“ so formatieren, dass Sie es nach dem Sortieren leicht finden (mithilfe der Ersetzungsfunktion von Word) und durch „St.“ ersetzen können. „“

Dies ist offensichtlich eine Menge Arbeit, insbesondere wenn Sie mit einer großen Textmenge arbeiten. Aus diesem Grund finden viele Verlage (insbesondere solche, die technische Sachbücher veröffentlichen) die Verwendung mechanischer Indizes durchaus akzeptabel. Diejenigen, die den traditionellen literarischen Ansatz bevorzugen, haben jedoch kein Glück, wenn es um Word geht.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (1537) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Sortierreihenfolge ändern.