Die Funktion zum Verfolgen von Änderungen in Word ist sehr praktisch, wenn Sie verfolgen möchten, wer welche Änderungen an einem Dokument vornimmt. Die Funktion erleichtert das Anzeigen von Änderungen zusammen mit dem Namen der Person, die die Änderung vorgenommen hat.

In einigen Bürosituationen möchten Sie möglicherweise, dass Änderungen von mehreren Personen vorgenommen werden. Diese Änderungen werden jedoch im Dokument so angezeigt, als ob sie von einer einzelnen Person vorgenommen wurden. Beispielsweise kann Ihr Chef einige Änderungen an einem Dokument vornehmen und dann eine markierte Kopie des gedruckten Dokuments an einen Assistenten übergeben, um weitere Änderungen einzugeben. Anstatt diese anderen Änderungen so erscheinen zu lassen, als ob sie vom Assistenten vorgenommen wurden, möchten Sie wahrscheinlich, dass sie vom Chef vorgenommen werden. (Dies ist sinnvoll – es waren zunächst die Änderungen des Chefs; jemand anderes hat sie gerade eingegeben.)

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie dies in Word durchgeführt werden kann. Der naheliegendste Weg wäre, dass der Assistent die Änderungen am Computer des Chefs vornimmt. Dies ist jedoch möglicherweise nicht praktikabel, da der Chef möglicherweise nicht möchte, dass sein Computer von jemand anderem verwendet wird, oder der Computer des Chefs ein tragbares Gerät ist, das mit dem Chef unterwegs ist.

Das führt zu einem anderen Ansatz – geben Sie vor, der Chef zu sein. Wenn Sie die Funktion „Änderungen verfolgen“ in Word aktiviert haben, wird bei jeder in einem Dokument vorgenommenen Änderung ein Benutzername gespeichert. Dieser Name wird aus dem Namen und den Initialen übernommen, die Sie in Word eingerichtet haben. (Dies tun Sie auf der Registerkarte Benutzerinformationen des Dialogfelds Optionen.)

Wenn Sie so tun möchten, als wären Sie der Boss, sodass Ihre Änderungen als Änderungen des Chefs angezeigt werden, ändern Sie einfach den Namen und die Initialen so, dass sie mit dem System des Chefs übereinstimmen. Die Informationen müssen genau übereinstimmen, sonst unterscheidet Word Ihre Änderungen weiterhin von den ursprünglichen Änderungen des Chefs.

Eine hilfreiche Methode, um sicherzustellen, dass Sie alle gleich erhalten, besteht darin, die folgenden Schritte auf dem Computer des Chefs auszuführen:

  1. Wählen Sie Optionen aus dem Menü Extras. Word zeigt das Dialogfeld Optionen an.

  2. Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte Benutzerinformationen ausgewählt ist. (Siehe Abbildung 1.)

  3. Drücken Sie Alt + Bildschirm drucken. Dadurch wird ein Bild des Dialogfelds in die Zwischenablage kopiert.

  4. Erstellen Sie ein neues, leeres Dokument.

  5. Drücken Sie Strg + V. Sie sollten das Bild des Dialogfelds im Dokument sehen.

  6. Drucken Sie das Dokument.

Sie haben jetzt eine Hardcopy, wie die Benutzerinformationen des Chefs aussehen, was bedeutet, dass Sie sie genau in Ihrem System abgleichen können.

Beachten Sie, dass die Informationen auf der Registerkarte Benutzerinformationen nicht nur zum Verfolgen von Änderungen verwendet werden. Es wird auch an anderen Orten verwendet. Beispielsweise wird es in den Dateieigenschaften angezeigt, die einer Datei zugeordnet sind, sowie beim Einfügen von Kommentaren. Es wird auch als Ergebnis für verschiedene Feldcodes angezeigt. Daher ist es eine gute Idee, die Registerkarte Benutzerinformationen nur zu ändern, wenn Sie am Dokument des Chefs arbeiten, und sie dann wieder in Ihre Informationen umzuwandeln, sobald Sie mit dem Dokument fertig sind. Wenn Sie diesen Wechsel regelmäßig durchführen müssen, möchten Sie den Prozess möglicherweise in einem Makro aufzeichnen, das Sie später wiedergeben können, um die Änderung automatisch vorzunehmen.

WordTips ist Ihre Quelle für kostengünstige Microsoft Word-Schulungen.

(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (3800) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Änderungen unter einem einzelnen Benutzer konsolidieren.