Wenn eine WordPerfect-Datei mehrere Beschriftungen enthält, suchen Sie möglicherweise nach einer Möglichkeit, diese Beschriftungen einfach in ein Word-Dokument zu konvertieren, das dann als Datenquelle für einen Seriendruck verwendet werden kann. Eine solche Aufgabe kann abhängig von der Anzahl der Beschriftungen in der Datei ziemlich entmutigend erscheinen.

Der Konvertierungsprozess kann erheblich vereinfacht werden, wenn Sie sich an einige Dinge erinnern. Zunächst müssen Sie bedenken, dass sich die Informationen in einer Word-Datenquelle voraussichtlich in einer Tabelle mit Spaltenüberschriften befinden.

Denken Sie zweitens daran, dass Beschriftungsdateien in WordPerfect nur in Textform vorliegen. Sie haben kein Format, das automatisch in eine Word-Tabelle übersetzt werden kann.

Unter Berücksichtigung dieser beiden Punkte sollte klar werden, dass Sie lediglich den Originaltext in der WordPerfect-Datei in tabellarischen Text in der Word-Datei konvertieren müssen. Angenommen, die WordPerfect-Beschriftungsdatei enthält Informationen wie die folgende:

John Davis 1234 Maple Lane Anytown, USA 55555
Betty Jones 122 Main Street Seventh Floor Mytown, USA 55555
Bill Taylor 345 Industrial Way Yourtown, USA 55555

Bei dieser Datei sind verschiedene Dinge zu beachten. Zunächst befindet sich am Ende jeder Zeile innerhalb einer Adresse ein Wagenrücklauf (Enter wurde gedrückt). Zweitens gibt es zwei Wagenrückläufe (Enter wurde zweimal gedrückt) zwischen den Etiketten. (Bei der Prüfung Ihrer Etikettendatei stellen Sie möglicherweise fest, dass zwischen einigen Etiketten mehr als eine Leerzeile steht. Das ist in Ordnung.)

Es gibt keinen „Zauberstab“, mit dem Sie winken können, um Informationen wie diese in eine Word-Tabelle umzuwandeln. Es wird einige Arbeit und Massage von Ihrer Seite erfordern. Sie können mit den folgenden allgemeinen Schritten beginnen:

  1. Ersetzen Sie mit der Such- und Ersetzungsfunktion von Word ^ p ^ p (zwei Absatzmarkierungen) durch etwas Einzigartiges, z. B. [\ {}] (verschachtelte Klammern und Klammern). Wenn Sie beim Betrachten der Etikettendaten festgestellt haben, dass einige Etiketten durch zwei Leerzeilen getrennt sind, ersetzen Sie ^ p ^ p ^ p (drei Absatzmarken) durch die geschweiften Klammern und Klammern, bevor Sie zwei Absatzmarken ersetzen. Die Idee ist sicherzustellen, dass nur eine einzige [\ {}] Sequenz jedes Label trennt.

  2. Ersetzen Sie ^ p (eine einzelne Absatzmarke) durch ^ t (ein Tabulatorzeichen).

Dadurch wird zwischen jeder Zeile Ihrer Beschriftungen ein Tabulatorzeichen eingefügt.

  1. Wenn die einzige Stelle in Ihren Beschriftungen, an der Kommas erscheinen, nach dem Namen der Stadt steht, ersetzen Sie „,“ (Komma und ein Leerzeichen ohne Anführungszeichen)

mit ^ t (ein Tabulatorzeichen). Dadurch wird zwischen dem Namen der Stadt und dem Namen des Bundesstaates ein Tabulatorzeichen eingefügt. (Sie sollten dabei vorsichtig sein, da Ihre Daten möglicherweise Kommas in Namen (John Davis, Jr.) oder in Adresszeilen (122 Main St., Suite 27) enthalten und Sie diese nicht durcheinander bringen möchten. )

  1. Ersetzen Sie [\ {}] (die eindeutige Sequenz, die Sie in Schritt 1 verwendet haben) durch ^ p (eine einzelne Absatzmarke). Nach diesem Vorgang sollten Sie am Ende jedes Etiketts nur noch eine Absatzmarke haben.

  2. Wählen Sie alle Etikettendaten aus.

  3. Wählen Sie Tabelle | Konvertieren | Text in Tabelle, um das Dialogfeld Text in Tabelle konvertieren anzuzeigen. Stellen Sie sicher, dass Sie angeben, dass Ihr Text an Registerkarten getrennt werden soll (das Optionsfeld Registerkarten am unteren Rand des Dialogfelds steuert dies), und klicken Sie dann auf OK.

Ihre ursprünglichen Beschriftungen sollten jetzt in eine Tabelle konvertiert werden. Sie sind jedoch noch nicht ganz fertig. Die Chancen stehen gut, dass Sie einige Ihrer Daten „bereinigen“ müssen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise einige leere Tabellenzeilen löschen oder Informationen von Spalte zu Spalte verschieben. (Normalerweise müssen Sie dies tun, wenn Sie in einigen Beschriftungen zwei Adresszeilen und in anderen nur eine haben.)

Der letzte Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass Sie ganz am Anfang der Tabelle eine Zeile hinzufügen und Überschriften für jede Spalte hinzufügen. Dies sollten allgemeine Überschriften sein, z. B. Name, Adresse1, Adresse2 usw.

Sobald Ihre Tabelle bereinigt und die Kopfzeile hinzugefügt wurde, können Sie sie als Datenquelle für einen Seriendruck verwenden und Beschriftungen in Word erstellen.

Wenn Sie detailliertere Informationen zum Konvertieren von Textbeschriftungen in eine Datentabelle in Word wünschen, lesen Sie diese Online-Ressource:

http://www.gmayor.com/convert_labels_into_mail_merge.htm

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(Microsoft Word ist die beliebteste Textverarbeitungssoftware der Welt.) Dieser Tipp (1393) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003.